Portal del empleado: partes de horas, proyectos y centros de coste

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Solicitudes de partes de horas
• Reporte de horas semanal
• Informe de reporte de horas semanal
• Listado detallado de Reporte de horas semanal
• Configurar proceso de solicitudes de partes de horas
• Datos generales
• Configurar flujo
• Programar avance
• Plantillas de documentos
• Configurar Proceso del reporte semanal

Desde el portal del empleado se permite a los empleados registrar el parte de horas y asignarlo a un determinado proyecto; es una forma de asignar debidamente a los centros de costes lo que corresponde. Esto se puede hacer a través del reporte de horas hacia los proyectos.

De esta forma; internamente, se podrá analizar la rentabilidad real de los proyectos y la productividad de los empleados.

El sistema permite además:

• solicitar empleados para un determinado proyecto;
• aprobar o rechazar la solicitud de un empleado para un determinado proyecto;
• aprobar y rechazar partes de horas cumplimentado por los empleados;
• realizar un análisis de costes.

Los gestores dependientes de esta funcionalidad son los siguientes referidos a "SOLICITUDES DE PARTES DE HORAS"

Para poder disfrutar de esta funcionalidad, los empleados deben estar correctamente relacionados como "Equipo de trabajo" en los proyectos en los que trabajan.

En el bloque "SOLICITUDES DE PARTES DE HORAS" accederemos a lo siguiente:

Solicitudes de partes de horas

En este listado podemos ver todas las solicitudes de partes de horas realizadas por los responsables/ managers. Al acceder a cada uno de los registros nos encontramos las siguientes pestañas y datos:

• Pestaña Datos generales
  • Empleado
  • Proyecto
  • Fecha de inicio
  • Fecha de Fin
  • Horas estimadas
  • Horas empleadas para este proyecto en el Timesheet
  • Descripción y bnservaciones
• Pestaña Timesheet
  • Listado de horas empleadas en esta solicitud
• Pestaña Evolución estados del proceso
  • Listado de la evolución del proceso de solicitud, si es que se hubiera definido uno previamente
• Pestaña Envíos realizados
  • Listado de los correos enviados de solicitud y aprobación de los partes de horas donde se indica:
    • quién solicita
    • para qué proyecto
    • a qué empleado
    • y el estado de la solicitud
• Pestaña Tareas/ Avisos generados
  • Aquí vemos las tareas/ avisos que se han generado una vez la solicitud ha sido aprobada en el portal del empleado.

Reporte de horas semanal

Desde este gestor veremos un listado de el reporte semanal por empleado y proyecto:

Informe de reporte de horas semanal

Este informe nos ofrece una visión detallada del tiempo dedicado en tareas de proyectos así como su fecha de imputación.

Los datos obtenidos en el backoffice (imagen superior), son los cumplimentados en el Portal del empleado >> "Mi reporte de horas":

Listado detallado de Reporte de horas semanal

Que nos permite sacar un informe agrupado por empleado y:

• Metagrupo
• Área
• Departamento
• Puesto
• Oficina/ Centro de trabajo
• Empleado
• Proyecto, Fechas de inicio y fin del reporte
• y la fecha de imputación desde - hasta

Configurar proceso de solicitudes de partes de horas

En el portal del empleado, podremos rellenar la siguiente solicitud desde el área de gestión >> "Solicitar partes de horas" >> botón:

Las solicitudes de partes de horas realizadas desde el Portal del empleado por los managers se pueden configurar teniendo en cuenta multitud de opciones:

Rellenaremos los campos según el caso:

Datos generales

• Posición
• Activar evento espacial
• Nombre que le deseamos dar a este paso del proceso
• Estado inicial del proceso: sí/no
• Estado final del proceso: sí/no
• quién gestiona la solicitud:
  • Empleado
  • Empleado que realiza la solicitud
  • Empleado sobre el que trata la solicitud
  • Responsable del departamento
  • Responsable de área
  • Responsable de la oficina
  • Manager
  • Responsable de proyecto
  • otro
• Permitir edición en el backoffice: sí/no
• Permitir edición en el portal del empleado: sí/no
• Color
• Plantilla de e-mail

ENVÍO DE EMAIL A:

• Seleccionamos receptor:
• Tipo de receptor:
  • Principal
  • En copia
  • En copia oculta
  • Generar aviso:
    • Sí: indicamos el asunto
    • No

Configurar flujo

Donde cumplimentaremos los siguientes datos:

• Tipo de flujo adicional:
  • Aprobación/ rechazo
  • Definir siguiente estado

CONFIGURAR APROBACIÓN

• Estado al que cambia si aprueba:
  • Pendiente de aprobación
  • Aprobado
  • Rechazado
• Plantilla de email a enviar para aprobación: seleccionamos o insertamos
• Permitir añadir un comentario: sí/no
• Nombre alternativo del botón para aprobar
• Prevenir usos del empleado:
  • Sí: podemos indicar el numero máximo de usos que puede hacer el empleado de un botón de cambio de estados
  • No

CONFIGURAR RECHAZO

• Estado al que cambia si aprueba:
  • Pendiente de aprobación
  • Aprobado
  • Rechazado
• Plantilla de email a enviar para rechazo: seleccionamos o insertamos
• Permitir añadir un comentario: sí/no
• Nombre alternativo del botón para aprobar
• Prevenir usos del empleado:
  • Sí: podemos indicar el numero máximo de usos que puede hacer el empleado de un botón de cambio de estados
  • No

CONFIGURAR EN CASO DE MÚLTIPLES APROBADORES SIMULTÁNEOS

• Plantilla de email a enviar a otros aprobadores
• Texto alternativo mientras queden otros aprobadores pendientes

CONFIGURAR RECHAZO

Programar avance

En esta pestaña podremos definir según completemos:

• El siguiente estado programado: seleccionamos de los que haya
• Número de días para avanzar: número que se desee
• Día de la semana: seleccionamos de lunes a domingo

Plantillas de documentos

Desde este gestor podremos insertar plantillas de documentos que se creen para el proceso y deban ser firmadas en el portal.

Al insertar plantillas de documentos para firmas deberemos completar los siguientes datos:

• Nombre
• Estado
• Enviar automáticamente a firma: sí/no

INFORMACIÓN PARA LA CREACIÓN DE DOCUMENTOS

• Título del documento

Configurar Proceso del reporte semanal

El proceso de partes de horas realizadas desde el Portal del empleado por los empleados se puede configurar teniendo en cuenta multitud de opciones semejantes a las de "Proceso de solicitudes de partes de horas" detallado arriba, solo que en este caso aplica al proceso del reporte semanal no del proceso de solicitudes de partes de horas.

Lo que se trasladará en el Portal del empleado en lo siguiente: