Encuestas: Introducción a la evaluación del desempeño

Configuraciones previas

Desde la aplicación de Encuestas de Yunbit, crearemos un Tipo de encuesta indicando los siguientes datos:

• Nombre: identificativo e interno.
• ¿A quién va dirigida la encuesta? hayvarias posibilidades para que el sistema adapte el formulario, en el caso de la evaluación del desempeño elegiremos "Empleados" (Alumnos, si la plataforma está configurada a tal efecto)
  • Empleados: en este caso, en que la utilizaremos para la "Evaluación del desempeño", elegiremos "empleados".
• Podremos prefijar Tipos de respuestas que nos ayuden a agilizar el progreso de creación de la encuesta en los gestores, evitando repetir las respuestas para cada una de las preguntas.
• Además, podremos generar diferentes gráficos en la encuesta para obtener gráficas e informes adaptados a lo que necesitamos en la organización.

Encuestas para la evaluación del desempeño

Funcionalidad básica de las encuestas tipo Empleados

Yunbit ofrece diversidad de recursos que permiten una amplia adaptación a las necesidades de la compañía según configuraciones previas y:

¿Qué hay que evaluar?

• Objetivos, competencias, conocimientos, formación, trabajo en grupo, uno o varios cuestionarios para el mismo periodo.
• Evaluaciones individuales y grupales.
• Otros aspectos que requieren feedback : entrevistas, observaciones, …

¿Quién va a participar en la evaluación?

El propio evaluado, uno o varios managers, un compañero, alguien de otro departamento o área, alguien del grupo al que se está evaluando.

¿Cómo se va a evaluar?

Mediante la cumplimentación de encuestas, cuestionarios, entrevistas, preguntas abiertas, escalas de valoración, escalas conductuales de competencias, casillas de verificación, opción múltiple …; las preguntas se configurarán según las necesidades de la compañía, del grupo evaluado, puesto e idioma.

¿Cómo se calculan las respuestas?

Yunbit ofrece un algo grado de configuración en las puntuaciones:

• en la asignación de peso para cada encuestado (manager, empleado, colaborador);
• para el peso de cada bloque de preguntas y/o área evaluados;
• para el valor de cada pregunta;
• además, se permite el “No aplica” en el cálculo de respuestas tanto a nivel de pregunta como a nivel de respuesta.

¿Cuándo se va a realizar la evaluación?

Permite la programación para la activación/ inactivación de la encuesta para:

• generar los flujos en el proceso que indiquen el orden en que se deben realizar las diferentes tareas asociadas a la evaluación: autoevaluación, evaluación o revisión;
• y procurar avisos a empleados y colaboradores para su autoevaluación, a uno o varios managers, compañeros, etc. para valorar al empleado indicando el orden preciso en la cumplimentación de las pruebas.

¿Qué gráficos y resultados podemos a obtener?

Como en el resto de aplicaciones de este módulo, podremos configurarlo para que muestren tantos gráficos como queramos de los siguientes:

• barras: es configurable los bloques o competencias por las que se quiere agrupar, así como el valor a mostrar (número de respuestas, sumatorio y/o media)
• aguja; es configurable los bloques o competencias por las que se quiere agrupar, así como el valor a mostrar (número de respuestas, sumatorio y/o media)
• tabla: podrá mostrar los resultados de varias encuestas a la vez para poder tener una visión más amplia del evaluado.
• araña; gráfico de dispersión por bloques o competencias donde se mostrará el valor indicado (número de respuestas, sumatorio o media)
• 9box: matriz de talento donde podemos clasificar a los evaluados por dos criterios, normalmente midiendo el potencial y el desempeño. Es configurable tanto la escala como los textos.

Descripción general de pestañas

Pestaña Datos generales

Es esta pestaña cumplimentaremos la siguiente información.

Pestaña Criterios de ponderación

NOTA: En caso de que añadamos criterios de ponderación a la encuesta, debemos tener en cuenta lo siguiente:

• Si aplica a todas las preguntas de un bloque: la suma de todos los criterios de ese bloque tiene que dar 100
• Si aplica a las preguntas de toda la encuesta: la suma de todos los criterios de ponderación asignados a las preguntas (todas), tiene que sumar 100
• Se pueden asignar criterios a un Bloque completo (sin necesidad de hacerlo pregunta por pregunta)

Pestaña Bloques

Desde aquí incluiremos los diferentes bloques (o páginas) de la encuesta mediante botón Insertar. Estos bloques pueden coincidir con los objetivos de la encuesta; por ejemplo, en el caso de la imagen 4, evaluamos 4 elementos:

• Objetivos
• Competencias
• Aspiraciones profesionales y movilidad
• Plan de desarrollo

En función de cómo configuremos los bloques obtendremos diferentes resultados en el diseño y resultados de la encuesta.

Pestaña Preguntas

Mediante el botón “Insertar“ añadiremos las preguntas de los bloques bloque/pestaña.

De cada inserción- pregunta cumplimentaremos los gestores.

Pestaña Respuestas y resultado

Podremos hacer unas configuraciones previas:

• El empleado ve las respuestas de la encuesta: SI/NO
• El empleado ve los resultados de la encuesta: SI/ NO
  • ¿Qué resultados ve el empleado?
    • Puntuación final
    • Puntuación final y gráficos
• ¿Qué resultados a las preguntas ve el empleado?
  • Resultados totales: evaluador y empleado
  • Solo sus resultados: solo los del empleado
• Permitir modificar la puntuación final: SÍ/NO
• Mostrar resultados cuando todos hayan finalizado la encuesta: SÍ/NO
• Resultados anónimos: SÍ/NO
• Permitir generar pdf de respuestas: SÍ/NO
• Permitir generar pdf de resultados: SÍ/NO
• Solo los managers responden a la encuesta: SI/ NO
• Contactos relacionados con la encuesta:
  • Su manager
  • Elegir otro de los managers

A continuación aparece el listado de las respuestas ya aportadas:

Pestaña Evaluadores

Veamos la funcionalidad de esta pestaña.

• Cálculo entre evaluadores y empleados:
  • Peso
  • Media
• Orden de la realización de la encuesta
  • Orden por defecto
  • Indicar orden
    • Posición del empleado para responder

A continuación añadiremos el resto de evaluadores considerados para la evaluación así como los permisos para ver/editar permisos y respuestas:

Para insertar EVALUADORES DE LA ENCUESTA, las opciones disponibles son:

• Evaluador a elegir:
  • Su manager
  • Otro
• Empleados a evaluar:
  • Relacionados con permisos
  • Seleccionar
• Mostrar respuestas del empleado
• Peso
• Posición del evaluador para responder

Para definir PERMISOS PARA VER/EDITAR RESPUESTAS/RESULTADOS EN EL PORTAL tenemos las siguientes opciones:

Pestaña Acceso a Estadísticas

Se muestran:

• Resultados de la encuesta: (ÚLTIMA RESPUESTA):
  • total de resultados numéricos.
  • total de últimas respuestas de todos los usuarios.
• Resultados texto (TODAS LAS RESPUESTAS):
  • aparecerán las de texto en la primera vista y a través del botón “Exportar CSV o XLS” , se podrán descargar todas las respuestas de todos los usuarios.

Pestaña Permisos

Aquí definimos a quién queremos que le aparezca la encuesta en el Portal del empleado:

• Empresas autorizadas
• Oficinas autorizadas
• Áreas autorizadas.
• Departamentos autorizados.
• Puestos autorizados.
• Usuarios autorizados.

NOTA: variables del sistema:

activateSurveys -> Activar/desactivar encuestas

¿Cómo se muestra en el portal del empleado?

Menú izquierdo: