Proceso de configuración general de finanzas en Yunbit

A continuación vamos a explicar cuáles son las configuraciones previas a realizar en Yunbit para que el módulo de finanzas funcione correctamente en la empresa:

1. Ingresos

Directorio Ingresos: los elementos de configuración de los ingresos están situados dentro del directorio de "Elementos de facturas".

Categorías de facturas

Al acceder se muestran todas las categorías de facturas de ingreso. Esta categorización se utilizará por ejemplo, para la contabilidad analítica.

Al insertar cada una de ellas indicaremos el orden en el que queremos que se muestre el desplegable al insertar la factura, el nombre (concepto), una descripción y el estado.

Nunca debemos borrar una categoría que pueda tener facturas asociadas; sólo deberíamos inactivar dicha categoría.

En la parte de abajo se muestran las sub-categorías asociadas que veremos a continuación y en la pestaña de la derecha, se muestran las facturas que tengan esta categoría asociada.

Sub-categorías de facturas

Al acceder, se muestran todas las sub-categorías de facturas de ingreso. Con estas sub-categorías conseguimos un segundo nivel de clasificación.

Al crearlas, tendremos que indicar a que categoría pertenecen, así como el orden, nombre (concepto) y descripción. También tenemos la posibilidad de ver las facturas asociadas a esta sub-categoría.

Nunca debemos borrar una sub-categoría que pueda tener facturas asociadas; sólo deberíamos inactivar dicha sub-categoría.

Categorías de conceptos

Esta clasificación nos permite categorizar cada uno de los conceptos de una factura de ingreso. Es decir, aunque la factura pertenezca a una categoría, los conceptos pueden pertenecer cada uno a una categoría distinta.

El funcionamiento es igual que las categorías de facturas, sólo que en la pestaña, lo que se muestran son los conceptos de facturas asociados a esta categoría.

Sub-categorías de conceptos

Al acceder, se muestran todas las sub-categorías de conceptos de factura de ingreso. Con estas sub-categorías conseguimos un segundo nivel de clasificación.

El funcionamiento es igual que las sub-categorías de facturas, sólo que en la pestaña, lo que se muestran son los conceptos de facturas asociados a esta sub-categoría.

IVA

Para configurar el IVA que puede aplicar a este tipo de facturas, pulsamos en IVA y vamos insertando los IVAs de facturas de ingresos que nuestra empresa utiliza normalmente.

Para crear uno nuevo, sólo tenemos que pinchar en Insertar y completar los siguientes datos:

En Porcentaje indicaremos el número y en Título el texto que queremos que se muestre en el desplegable que aparecerá al crear una factura de ingreso.

El que sea más común, será el que indicaremos como Por defecto.

En la asociación con Cuentas contables, si se está llevando la contabilidad por la plataforma, indicaremos qué cuenta contable debe de tomarse en cada ejercicio, para realizar los apuntes asociados a cada uno de los tipos de IVA.

Plantillas de factura

A continuación, podremos crear todas las plantillas de facturas de ingresos que necesitemos, indicando siempre cual es la que queremos que seleccione por defecto.

Pinchamos en insertar para crear una nueva y completar los datos.

Se pueden crear tantas plantillas como se necesiten, pero sólo una será la que se muestra por defecto.

La vista previa solo se podrá ver a través de la factura como veremos más adelante.

Membretes de factura

Al igual que las plantillas de factura, podremos crear varios membretes de facturas (los membretes de las facturas se mostrarán en el pie de las mismas). Es decir, para una misma plantilla podremos utilizar un membrete u otro, según por ejemplo, si la forma de pago es por transferencia o no.

Prefijos de factura

Se pueden crear varios prefijos de facturas y asociarlas a una categoría y/o a una plantilla de las explicadas anteriormente.

Lo normal es crear un prefijo general sin asociarlo ni a categoría ni plantilla. Si alguna categoría especifica necesita un prefijo concreto, se crea otro prefijo para este caso concreto. Si tiene una plantilla específica, se le asocia también.

Esta asociación hará que, si una factura tiene un prefijo determinado, y este tiene una plantilla asociada, a la hora de pre-visualizar la factura, si esta no tiene asociada ninguna plantilla, se utilizará la que tenga asignada su prefijo.

De la misma manera, si un prefijo tiene asociado una categoría, cuando se vaya a emitir una factura que tenga asociada dicha categoría, por defecto, se le asignará este prefijo, aunque posteriormente puede ser modificado por el usuario.

Si un prefijo tiene definido que es de Factura rectificativa, todas las facturas que tengan este prefijo se considerarán como abonos.

2. Gastos

Los elementos de configuración de los gastos están situados dentro del directorio de Elementos de facturas.

Categorías de facturas

Idéntico comportamiento al de las categorías de facturas de ingresos, pero aplicadas a gastos.

Sub-categorías de facturas

Idéntico comportamiento al de las sub-categorías de facturas de ingresos, pero aplicadas a gastos.

Categorías de conceptos

Idéntico comportamiento al de las categorías de conceptos de facturas de ingresos, pero aplicadas a gastos.

Sub-categorías de conceptos

Idéntico comportamiento al de las sub-categorías de conceptos de facturas de ingresos, pero aplicadas a gastos.

IVA

Idéntico comportamiento al de IVA de facturas de ingresos, pero aplicado a gastos.

IRPF

Idéntico comportamiento al IRPF de facturas de ingresos, pero aplicado a gastos.

Días de pago

Una vez que hemos insertado una factura de gastos, si cambiamos el plazo de pago por defecto, se cambia la fecha prevista de pago, siendo

Fecha prevista de pago = Fecha contable + Plazo de pago por defecto.

 Si además pinchamos en Día de pago,

Fecha prevista de pago = Primer día de pago posterior a (Fecha contable + Plazo de pago por defecto).

3. Divisas Ingresos y gastos

En este apartado, se definirá qué moneda es la moneda financiera de la plataforma, y se va a utilizar en las facturas de ingresos y gastos así como su símbolo.

4. Nóminas

Al igual que las facturas de ingresos y gastos, las nóminas se pueden clasificar por categoría y sub-categoría.

Como las nóminas se pueden asignar a los diferentes proyectos o propuestas (en %), también se puede crear una categorización de dichas asignaciones, indicando a qué área de negocio se asigna las partes de dicha nómina. Estas asignaciones se pueden clasificar al igual que la nómina con categoría y sub-categoría.

Categorías de nóminas

Idéntico comportamiento al de las categorías de facturas de ingresos, pero aplicadas a nóminas.

Sub-categorías de nóminas

Idéntico comportamiento al de las sub-categorías de facturas de ingresos, pero aplicadas a nóminas.

Categorías de Asignaciones

Idéntico comportamiento al de las categorías de conceptos de facturas de ingresos, pero aplicadas a asignaciones de nóminas.

Sub-categorías de asignaciones

Idéntico comportamiento al de las sub-categorías de conceptos de facturas de ingresos, pero aplicadas a asignaciones de nóminas.

Cuenta contable IRPF

En este apartado se puede indicar la cuenta contable que se asociará en cada Ejercicio contable al IRPF.

Cuenta contable SS Acreedores

En este apartado se puede indicar la cuenta contable que se asociará en cada Ejercicio contable a la Seguridad Social Acreedora.

Cuenta contable SS Deudores

En este apartado se puede indicar la cuenta contable que se asociará en cada Ejercicio contable a la Seguridad Social Deudora.

Cuenta contable Salarios

En este apartado se puede indicar la cuenta contable que se asociará en cada Ejercicio contable a los Salarios.

Cuenta contable SS a cargo de la empresa

En este apartado se puede indicar la cuenta contable que se asociará en cada Ejercicio contable a la Seguridad Social a cargo de la empresa.

Cuenta contable Prestaciones sociales de la empresa

En este apartado se puede indicar la cuenta contable que se asociará en cada Ejercicio contable a las prestaciones sociales a cargo de la empresa.

Cuenta contable Embargos

En este apartado se puede indicar la cuenta contable que se asociará en cada Ejercicio contable a los embargos.

5. Flujos de caja

Flujos de caja

En este gestor configuraremos las diferentes cuentas bancarias con las que trabajamos.

Al insertar tendremos que completar: Nombre, la cuenta bancaria y utilizamos la descripción para incluir aquella información útil de la sucursal: dirección, contacto, teléfono, etc.

Códigos comunes

Aquí insertaremos todos los códigos que utilizan los bancos en los movimientos bancarios. De esta forma, al cargarlos en nuestra herramienta, nos aparecerá la descripción correspondiente en cada movimiento.

Divisas

Aquí insertaremos todos los códigos de monedas que utilizan los bancos en los movimientos bancarios.

Configuración Conciliación bancaria

Cuando vamos a realizar una conciliación bancaria, lo que intentamos es cuadrar el importe de un movimiento bancario, con un ingreso, gasto o nómina. Como el importe exacto, al igual que la fecha prevista es posible que no cuadre con la del movimiento, en este gestor se indica el rango en días e importe para buscar la factura o nomina correcta.

A su vez, también podremos indicar las diferentes cuentas contables que se usarán en cada ejercicio contable para llevar el control de Descuadres de ganancias, Descuadres de pérdidas y Cuentas pendientes de aplicación.

Configuración de la empresa ordenante

Desde este gestor se gestionan los datos de la empresa que va a aparecer en los diferentes cuadernos 19 y 34 que se generen desde una caja.