Introducción a las aplicaciones sobre calidad y seguridad de la información en Yunbit

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Calidad
• Análisis
• Grupos de interés
• Riesgos y oportunidades
• Requisitos legales
• Información
• Sector Retail
• Proyectos
• Comunicación
• Gestión documental
• Mejora y atención al cliente
• Perfiles y permisos
• Protección de datos
• Desempeño
• Continuidad de negocio

Existen en el sistema numerosas aplicaciones que ayudan a mantener la seguridad de la información con respecto a calidad, certificaciones y normativa que debamos aplicar en nuestra organización.

En este artículo vamos a hacer referencia de algunas de ellas:

Calidad

Análisis

• Categoría de análisis DAFO: se pueden generar tantas categorías como análisis deseemos realizar.
• Análisis DAFO

Grupos de interés

• Categorías de grupos de interés: se pueden generar tantas categorías como sean necesarias para el análisis de grupos de interés.
• Grupos de interés y expectativas

Riesgos y oportunidades

• Categoría de riesgos y oportunidades: se pueden generar tantas categorías para la definición de riesgos y oportunidades.
• Tabla de riesgos y oportunidades

Requisitos legales

• Categorías de requisitos legales: se pueden generar tantas categorías como sean necesarias para la gestión de los procedimientos y obligaciones legales de cada compañía.
• Listado de requisitos legales: para poder tener registro de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales Yunbit dispone de un gestor de categorías de requisitos, una ficha de los requisitos legales que aplican y un listado de requisitos legales.

Información

• Medidas técnicas y organizativas: contactos y RGPD: mediante estas herramientas, cada empresa podrá adoptar las medidas necesarias que se adapten a su funcionamiento concreto y que no suponga trabajo desmesurado para el control de los datos personales que exige la actual Norma europea.
• Clasificación de la información: este gestor permite tener registro de la clasificación de la información atendiendo al grado de criticidad y acceso.
• Calendario de conservación de información/dato

Sector Retail

• Calidad en Retail & SGA

Proyectos

• Completa ficha del proyecto que permite llevar información documentada de todo el proyecto:
  • Datos generales
  • Equipo de trabajo
  • Objetivos
  • Control financiero
  • Agenda y tareas
  • Notas de gastos
  • Documentos del proyecto y Documentos por subtipo de proyecto
  • Seguimiento/tiques de trabajo
  • Asistentes y asistencia
  • Requisitos de seguridad: esta pestaña permite la gestión de proyectos, actividades, etc desde el punto de vista de la seguridad de la información; pues en esta pestaña podemos indicar algunos aspectos clave de normativa como la 27001. Se puede configurar para que sea obligatoria su cumplimentación.
  • Incidencias/ no conformidades
  • ...

Comunicación

• Plan de comunicación: desde el gestor de plan de comunicación de Yunbit podemos mantener registro y seguimiento del plan de comunicación de la compañía.
• Gestión de elementos de las páginas del portal del empleado - comunicados: que se pueden configurar como de lectura, aceptación y firma obligatorias.
• Informe de los comunicados del portal: lectura, aceptación y envíos: el sistema guarda registro de las lecturas, aceptaciones y firmas de los comunicados del portal.
• Obtener informe de envíos realizados: se pueden obtener informes de los envíos realizados a los contactos insertados en el sistema y enviados desde el gestor de envíos de Yunbit.

Gestión documental

• Clasificación, etiquetado y acceso a los documentos: Yunbit permite clasificar y etiquetar los documentos para llevar la gestión documentada en la organización.
• Gestor de documentos: permite generar avisos automatizados de caducidad de documentos; además, los registros poseen alertas visuales en los listados de registros de documentos por color.

Mejora y atención al cliente

• Solicitudes de trabajo: para la gestión de incidencias y quejas.
• Listado de incidentes de seguridad: se trata de solicitudes de trabajo marcadas como tal.
• Listado de quejas: se trata de solicitudes de trabajo marcadas como tal.
• Tipos de no conformidades
• La ficha de la Incidencia/ No conformidad: se puede llevar un seguimiento de las no conformidades o incidencias y control, gestión y acciones correctivas de las mismas.

Perfiles y permisos

• Perfiles de usuario: privilegios (permisos) desde este gestor podemos otorgar y perfiles según funciones a desempeñar en la organización (perfil) y responsabilidades (permisos).
• Informe de perfiles y privilegios: este informe nos permite a primera vista ver los perfiles y privilegios que tiene cada usuario en la plataforma a la que pertenece para hacer las comprobaciones y ajustes pertinentes dado el caso.
• Grupos de usuarios (accesos) los grupos de usuarios permiten asociar un perfil de navegación o implementar restricciones de acceso personalizada.
• Pestañas: "Permisos" vs "Aplica a": que en función de la aplicación funcionan diferente.

Protección de datos

• Empresa ordenante: pestaña protección de datos: esta pestaña indica la información relevante sobre protección de datos de la organización.
• Empresa ordenante: pestaña calidad: aquí indicaremos información relevante al respecto, así como quién debe recibir emails de quejas, incidencias, etc.
• Aplicaciones para el cumplimiento de RGPD.

Desempeño

• Tipos de procesos críticos: se pueden definir los diferentes procesos críticos de la organización a los que se podrá hacer seguimiento o evaluación del desempeño a través de los KPI´S (objetivos o indicadores).
• Listado de indicadores/KPI´s:
• Encuestas: a través de Yunbit se pueden realizar encuestas a contactos, empleados, e incluso anónimas para valorar diferentes áreas o aspectos de la organización.

Continuidad de negocio

• Gestor de categorías de escenarios desastres
• Gestor de escenarios desastres
• Calendario de pruebas/escenarios: se trata del informe de registros de la pestaña de seguimiento del gestor de escenarios desastres.