Gestión de elementos de las páginas del portal del empleado - comunicados

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Listado de páginas web o comunicados
• La ficha del comunicado
• Datos generales
• Configuración de lecturas, aceptaciones y firmas
• Categorías de comunicados del portal
• El campo FECHA PARA SOLICITUD DE NUEVA LECTURA/ACEPTACIÓN/FIRMA
• Textos
• Imágenes
• Galería multimedia
• Ficheros
• Enlaces
• Permisos
• Informe de lecturas
• Informe de descarga de documentos
• Informe de aceptaciones
• Alertas enviadas
• Generación de avisos y tareas

Para gestionar los elementos funcionales del Portal del empleado deberás acceder, desde el perfil de SETUP >> Administrador ECM >> Portal del empleado "nombre de la compañía" previa configuración del menú.

Listado de páginas web o comunicados

Las columnas proporcionan una visión clara de los aspectos más relevantes y los estados de lectura, firma y descarga de documentos de cada comunicado:

• El check verde indica que todo el contenido ha sido leído, aceptado y/o descargado, según la configuración y los permisos establecidos.
• La cruz roja señala que hay algo pendiente en cada situación descrita, junto con la configuración correspondiente.

Después de llegar a esta sección, tendremos acceso completo para administrar cada comunicado existente o para añadir nuevos.

La ficha del comunicado

Datos generales

En esta pestaña incluiremos toda la información de la sección, como por ejemplo:

• Fecha de creación
• Fecha de actualización
• Fecha del último aviso
• ¿Se ha enviado tras su actualización?
• Categoría: de comunicados (webpages)
• Fecha de publicación
• Fecha de expiración
• Asociar con el requerimiento: Cuando se genera un documento este documento al requerimiento indicado
• Pág. web: el texto que vamos a poner aquí aparecerá en el asunto al enviar correos de aviso (botón superior "Enviar correos de aviso")
• Descripción: dato interno
• Estado: activo/inactivo
• Publicar en home page: si/no:
  • Si publicamos en home page seguirá el siguiente orden por fecha de publicación. La primera la más reciente.
• ¿Se respeta la fecha de antigüedad del empleado?:
  • Cuando está a Si el empleado no tendrá que leer ni aceptar ni firmar los comunicados que se hayan publicado antes que su fecha de antigüedad.

Configuración de lecturas, aceptaciones y firmas

LECTURA Y FIRMA DE DOCUMENTOS

• Lectura obligatoria: [Sí/No]
  • Si se marca como "Sí", al acceder al portal se mostrará una ventana emergente que obliga a la lectura del documento.
  • Esta acción quedará guardada en la intranet en la pestaña Informe de lecturas.
• Requiere aceptación: [Sí/No] (sobre descargo de responsabilidad).
  • Si se marca como "Sí", se habilitarán opciones adicionales:
    • Requiere firma: [Sí/No]
      • Si se marca como "Sí", en el portal se mostrará un espacio para la firma junto con la opción de aceptación.
    • Aceptación obligatoria:
      • [No]: Permite avanzar en el portal sin aceptar, pero los documentos estarán pendientes de aceptación.
      • [Sí]: el sistema no permite avanzar hasta que los documentos se descarguen (en el caso de que haya documentos que descargar) y se acepten y/o firmen.
        • Sí, aceptación y renuncia
        • Sí, solo aceptación
    • Tipo de firma: Se explica con detalle en el artículo: Proceso de Firma de Páginas Genéricas en el Portal
    • Categoría del documento generado: Categoría que se asigna al documento aceptado/firmado
    • Subcategoría del documento generado: Subcategoría que se asigna al documento aceptado/firmado
    • Mostrar en los documentos aceptados/firmados del portal: [Sí/No]
    • Descargo de responsabilidad: Campo de texto que se requiere aceptar.
    • Nivel de confidencialidad
• Fecha para solicitud de nueva lectura/aceptación/firma: En el caso de que se modifique el contenido y se desee que los usuarios vuelvan a leer/aceptar/firmar al actualizar la fecha de este campo provocará que los empleados tengan que volver a realizar las acciones configuradas. Se explicará con más detalle a lo largo del artículo.
• Transferir del comunicado al usuario (empleado):
  • Acepta EPIS
  • Acepta riesgos laborales
  • Acepta plan de prevención
  • ¿Tiene acceso a datos personales?
  • Firma del documento de protección de datos
  • Firma del documento de cámaras de videovigilancia
  • Firma teletrabajo

Dichos comunicados aceptados y/o firmados además:

• Pueden estar accesibles desde el propio comunicado del portal.

O desde la sección MIS DATOS >> DOCUMENTOS del portal del empleado si así lo hemos configurado, sección Documentos aceptados/ firmados desde el portal:

IMPORTANTE: Para que estos documentos sean insertados dentro de un comunicado deben de estar en el gestor de documentos públicos, es decir, en la solución de GEA-ECM.

Notas:

• Cuando un usuario lee, acepta o firma un documento en el portal, se registra en la intranet de la siguiente manera:
  • Informe de Lectura: Contendrá un registro de todas las lecturas realizadas del comunicado.
  • Informe de Descarga de Documentos: Registrará todas las descargas realizadas de los documentos disponibles en el comunicado.
  • Informe de Aceptaciones: Aquí se recopilarán todas las aceptaciones y firmas, en caso de que se requiera aceptación o firma previa. Además, se podrá visualizar el documento generado asociado.

IMPORTANTE: Algunos elementos se cumplimentan solos.

Categorías de comunicados del portal

La organización de los documentos sigue el siguiente criterio:

• Si el documento tiene una CATEGORÍA DEL DOCUMENTO GENERADO, se ordenan según esta categoría. Si además tiene una SUBCATEGORÍA DEL DOCUMENTO GENERADO, se clasifican dentro de esta subcategoría, ubicada en la categoría correspondiente.
• En caso de no contar con una CATEGORÍA DEL DOCUMENTO GENERADO pero sí tener una CATEGORÍA (CATEGORÍAS DE PÁGINAS WEBS → DATOS GENERALES DE LA COMUNICACIÓN), los documentos se organizan bajo esta categoría.
• Si no poseen ninguna categorización, se muestran como SIN CATEGORIZAR.

El campo FECHA PARA SOLICITUD DE NUEVA LECTURA/ACEPTACIÓN/FIRMA

Permite generar nuevas lectura, aceptaciones y firmas. El sistema nos avisará si hemos realizado alguna modificación en alguna de estas pestañas con el siguiente mensaje:  "Se ha actualizado el comunicado, si es necesario que se creen nuevas lectura/ descargas/ firmas en el portal del empleado, es necesario cumplimentar el campo "Fecha para solicitud de nueva lectura/aceptación/firma" 

• Datos generales
• Textos
• Imágenes
• Ficheros
• Si se modifica el descargo de responsabilidad actualizamos el nuevo campo de fecha.

NOTA:

• Los empleados que no hayan leído después de esa actualización aparecen como que NO lo han leído y los que sí lo hayan leído aparecerían en el listado como que SI lo han leído, independientemente de si el empleado lo ha leído antes, ya que el campo FECHA PARA SOLICITUD DE NUEVA LECTURA / ACEPTACIÓN / FIRMA indica desde qué momento se debe leer de nuevo el comunicado.

Textos

En esta pestaña incluiremos los textos de la sección que queremos que aparezcan en el cuerpo de la página mediante el botón "Insertar". Se deben cumplimentar los campos: "Título" y "Contenido" obligatoriamente.

El gestor contiene los siguientes campos:

• Cliente ePortal: Se muestra automáticamente.
• Página web de relación: Se muestra automáticamente.
• Fecha de creación: Se muestra automáticamente.
• Fecha de actualización: Se actualiza automáticamente siempre que se modifique el registro.
• Idioma: Compatible con plataformas multiidioma para una comunicación efectiva.
• Título: Define el título del comunicado, visible tanto en el encabezado de la página de contenido como en el botón correspondiente si se marca como "Lectura obligatoria".
• Contenido: Incluye el texto deseado para la página.
• URL: Generada automáticamente, se trata de la URL de la página.
• Imagen de cabecera en el listado: Pequeña imagen que se muestra en la lista de comunicados para una identificación visual rápida.
• URL DEL VÍDEO: Permite la inserción de vídeos desde varios servicios, como YouTube, Vimeo, Dailymotion, Livestream, etc. Se recuerda cargar los vídeos previamente en el gestor de vídeos de Yunbit y seleccionar "guardar modificación".
  • Visualización del vídeo: Se puede visualizar en la página principal si es el comunicado principal, así como al final del contenido del comunicado.
  • Visualización a tamaño completo: Opción para elegir entre visualizar en la página principal a tamaño completo, en el espacio del comunicado principal, o en miniatura emergente para una mayor flexibilidad de visualización.

Imágenes

Desde este gestor puede añadir imágenes a los comunicados. En la ficha de inserción, puede elegir la ubicación de estas imágenes, ya sea en el bloque principal de la página de inicio, en el listado de comunicados o en el detalle de cabecera del comunicado.

Para saber más sobre la visualización y tamaño de estas imágenes puede consultar el siguiente artículo: Relación de aspecto y tamaño de las imágenes

Galería multimedia

Podemos insertar una serie de imágenes y vídeos para visualizar en el comunicado en el portal y se verá como un listado de documentos pero si se pincha sobre un elemento se podrá navegar como si fuera una galería / carrusel.

Los campos a cumplimentar son:

• Página web de relación: Se muestra automáticamente para una fácil referencia.
• Fechas: La fecha de creación se genera automáticamente, mientras que la fecha de actualización se actualiza automáticamente cada vez que se modifica el registro.
• Idioma: Compatible con plataformas multiidioma para una comunicación efectiva en diferentes contextos.
• Título: Define el título que se mostrará para el vídeo/foto, proporcionando una identificación clara.
• Sección/Subsección: Opcionalmente, se puede categorizar el contenido mediante la especificación de la sección o subsección correspondiente para organizar el contenido de la galería.
• Posición: Indica el orden de visualización del elemento según este campo.
• Imagen de repositorio: Cumplimentar este campo si se desea añadir una imagen.
• URL: Cumplimentar este campo si se desea añadir un vídeo. Es crucial que la URL sea pública para garantizar la accesibilidad del contenido.
• Descripción: Proporciona detalles adicionales o explicaciones sobre el elemento.

Ficheros

Los ficheros pueden ser insertados para su descarga por parte del usuario del Portal directamente desde el comunicado correspondiente.

Estos ficheros serán visibles en la pestaña "Informe de descarga de documentos", indicando si han sido descargados o si aún están pendientes de descarga por parte del usuario, y en el campo "Lectura de ficheros", indicando por quiénes han sido descargados.

Los campos a cumplimentar son:

• Página web de relación: Se muestra automáticamente para una fácil referencia.
• Fechas: La fecha de creación se genera automáticamente, mientras que la fecha de actualización se actualiza automáticamente cada vez que se modifica el registro.
• Estado: [Activo/Inactivo]
  • Si está inactivo no se mostrará en la lectura del pSelecciona entre [Activo/Inactivo]. Si está inactivo, el elemento no se mostrará en la lectura del portal.
• Sección/Subsección/Sub-subsección: Opcionalmente, se puede categorizar el contenido mediante la especificación de la sección, subsección o sub-subsección correspondiente para organizar la estructura de los ficheros.
• Posición: Indica el orden de visualización del elemento según este campo.
• Idioma: Compatible con plataformas multiidioma para una comunicación efectiva en diferentes contextos.
• Título: Define el título que se mostrará para el fichero, proporcionando una identificación clara.
• Documento de repositorio: Documento a descargar.
• Descripción: Proporciona detalles adicionales o explicaciones sobre el elemento.

En el Portal del Empleado: El botón de descarga aparecerá en color verde si el archivo ha sido descargado al menos una vez. En caso contrario, se mostrará en color naranja.

Nota Importante: Si el fichero adjunto (registro) ha sido previamente leído desde el portal, por ejemplo, a través de otro comunicado, no se marcará como pendiente de descarga, ya que se considera que ya ha sido descargado en ese momento.

Enlaces

Los enlaces pueden ser incluidos para que los usuarios del Portal accedan directamente desde el comunicado correspondiente.

Permisos

En la pestaña de Permisos, se pueden establecer criterios de exclusión para determinar quién puede visualizar el contenido, basado en:

• Empresas
• Oficinas
• Área
• Departamento
• Puesto
• Usuario
• Proyectos
• Categorías de empleados
• ...

Esto permite definir con precisión quién debe tener acceso al contenido, asegurando que solo sea visible para los destinatarios apropiados.

Informe de lecturas

Encontraremos un listado de informe de lectura por usuario de ese comunicado.

Además, desde aquí mismo encontramos un gestor para poder eliminar las lecturas de los empleados de los comunicados:

• Dentro del INFORME DE LECTURAS si se borra una lectura del listado TODAS LAS LECTURAS DE ESTE COMUNICADO se borrará también (en el caso de que exista) la aceptación del empleado de esa misma fecha.
• En el INFORME DE ACEPTACIONES se guardan todas las aceptaciones que hacen los empleados según se actualice el campo FECHA PARA SOLICITUD DE NUEVA LECTURA / ACEPTACIÓN / FIRMA, es decir, si se ha actualizado (por cualquier motivo) esta fecha, se generan distintas aceptaciones obligatorias según la fecha. Si este campo se ha actualizado 3 veces el empleado tendrá como máximo 3 aceptaciones correspondientes, pero no siempre serán 3, ya que quizás este empleado no aceptó el comunicado en una de esas actualizaciones.
• En el portal del empleado se mostrará únicamente el último documento que haya firmado el empleado.

Si hemos mandado nuevo aviso, arriba nos aparecerá la siguiente información:

NUEVO AVISO DE LECTURA/ACEPTACIÓN/FIRMA el.......

Informe de descarga de documentos

Encontraremos un listado de informe de descargas de documentos (los incluidos en la pestaña ficheros) por usuario.

NOTA: si el fichero adjunto (registro) se ha leído en otro momento desde el portal (por ejemplo, a través de otro comunicado) no aparecerán como pendientes de descargas; si no ya descargado.

Informe de aceptaciones

Encontraremos un listado de informe de aceptaciones del "Descargo de responsabilidad".

Se genera un pdf:

• con la información de cada una de las aceptaciones por si hubiera habido cambios en el texto;
• si hemos marcado la casilla requiere firma, también aparecerá en dicho documento pdf.

• INFORME DE ACEPTACIONES se refiere a "TODAS LAS ACEPTACIONES DE ESTE COMUNICADO": incluyendo las actualizaciones que se han enviado posteriormente a la creación (y primera lectura).
• Abajo veremos las ACEPTACIONES PENDIENTES DE LA ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN; si se ha realizado.

Si hemos mandado nuevo aviso, arriba nos aparecerá la siguiente información:

NUEVO AVISO DE LECTURA/ACEPTACIÓN/FIRMA el.......

Además, desde el Administrador del ECM tenemos Informes de lecturas, aceptaciones y envíos.

Alertas enviadas

En este pestaña veremos todos los envíos/avisos realizados por usuario:

Generación de avisos y tareas

Arriba a la izquierda, y una vez publicada la comunicación podemos:

Crear tarea: crea tarea los usuarios indicados (pestaña permisos) en el portal del empleado.

Enviar correo de aviso: envía correo de aviso a los usuarios indicados en la pestaña "permisos".