Gestión de elementos de las páginas del portal del empleado – comunicados

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Para gestionar los elementos funcionales del Portal del empleado deberás acceder, desde el perfil de SETUP >> Administrador ECM >> Portal del empleado «nombre de la compañía» previa configuración del menú.

Acceso al menú del Portal del Empleado

Una vez aquí, ya tendremos acceso a la gestión de cada una de las secciones que hayamos creado previamente, veamos una de ellas:

La ficha del comunicado

Pestañas para cumplimentar la sección

Datos generales

En esta pestaña incluiremos toda la información de la sección, como por ejemplo:

  • Metagrupo
  • Página web de referencia
  • Fecha de creación
  • Posición: no aplica
  • Categoría: según elección
  • url de publicación
  • Fecha de publicación
  • Fecha de expiración
  • Plantilla: no aplica
  • Página web: el texto que vamos a poner aquí aparecerá en el asunto al enviar correos de aviso (botón superior «Enviar correos de aviso»)
  • Descripción: dato interno
  • Estado: activo/inactivo
  • Publicar en home page: si/no:
    • Si publicamos en home page seguirá el siguiente orden:
      • Primero por fecha de publicación. La primera la más reciente
      • Si tienen la misma fecha de publicación, entonces mira la posición y ordena por esta última.

Configuración de lecturas, aceptaciones y firmas

LECTURA Y FIRMA DE DOCUMENTOS

  • Lectura obligatoria: Si/No:
    • Si este se ha marcado a «si», aparecerá una ventana emergente al entrar en el portal que obliga a la lectura.
    • Esta acción quedará guardada en la intranet en la pestaña Informe de lecturas.
  • Requiere aceptación: Si/No (sobre descargo de responsabilidad).
    • Al marcar a sí, aparecen tres campos más:
      • Requiere firma: Si/ No. En el portal, además del check de Aceptación del artículo, se mostrará un cuadrado para la firma.
      • Aceptación obligatoria:
        • No: el sistema permite avanzar aunque los documentos estarán pendientes de aceptación y cada vez que accedamos en el portal
        • Sí: el sistema no permite avanzar hasta que los documentos se descarguen (en el caso de que haya documentos que descargar) y se acepten y/o firmen.
        • Mostrar en los documentos aceptados/firmados del portal: Sí/No
      • Descargo de responsabilidad: campo de texto que deseamos que se acepte.
    • Cuando el usuario acepta en el portal, se guarda en la intranet: la fecha de aceptación, el usuario y el contenido de la misma, la firma (en caso de haberlo puesto a Sí), así como el descargo de responsabilidad en un pdf en la pestaña Informe de descargas.
    • NOTA: Si el texto del descargo se modificara posteriormente a la aceptación de algún usuario, les volvería a aparecer el check de aceptación.

IMPORTANTE: Algunos elementos se cumplimentan solos.

Otra información importante

  • Campo Página web de pertenencia: Este campo lo que nos indica es el «comunicado padre» del que ha salido el comunicado actual, es decir, si estamos visualizando los datos del comunicado 1 y este ha sido creado dentro del comunicado 0, en este campo aparecerá el título del comunicado 0, si no ha sido creado, pues tenemos la opción de poder elegir su «comunicado padre».
  • Campo Plantilla: Este campo ha sido agregado para poder establecer distintas plantillas para la visualización de contenidos, si todos los comunicados tienen la misma estructura, se podría ocultar para los comunicados.
  • Campo Tipo de Estructura de la página: No se debe eliminar, ya que lo usan los gestores de la web ecommerce, son los tipos de contenidos y solo están disponibles en el ecommerce para las páginas genéricas. Se podría eliminar si por ejemplo venimos de otra parte que no sea ecommerce.
  • Campo Clase del cuerpo: necesario para visualización específica.

Textos

En esta pestaña incluiremos los textos de la sección que queremos que aparezcan en el cuerpo de la página mediante el botón «Insertar». Se deben cumplimentar los campos: «Título» y «Contenido» obligatoriamente.

Las páginas genéricas también permiten insertar vídeos subidos en los canales de Vimeo o Youtube mediante el enlace correspondiente insertado en el campo «URL DEL VIDEO» .

En el Portal, dicho enlace aparecerá tras los textos.

El gestor contiene los siguientes campos:

  • Cliente ePortal: se muestra automática.
  • Página web de relación: se muestra automática.
  • Fecha de creación: se muestra automática.
  • Sección: no aplica
  • Posición: no aplica
  • Idioma: para plataformas multiidioma.
  • Título: título del comunicado, que aparecerá también en el bloque superior de pa página de contenido, así como en el botón del comu nicado si lo marcamos con de «Lectura obligatoria».
  • Título del botón: no aplica.
  • Contenido: texto que queramos que aparezca en la página. NOTA: Si el texto de comunicado se modificara, le volvería a aparecer el check de Aceptación.
  • URL DEL VÍDEO: para insertar vídeos. Permite insertar vídeos subidos en el canal (Youtube, Vimeo, Dailymotion, Livestream, etc) mediante el enlace correspondiente. Recuerda insertarlos previamente en el gestor de vídeos de Yunbit >> seleccionar >> guardar modificación.
  • Imagen: no aplica
  • URL: se genera automáticamente, se trata de la URL de la página

Imágenes

Al «Insertar» una imagen en el gestor de esta pestaña, esta se mostrará a la derecha del encabezado. De modo que podremos personalizar las secciones con las imágenes que deseemos .

Esta misma imagen aparecerá en el listado de comunicados.

Ficheros

Podremos insertar ficheros para descargar por el usuario del Portal desde el comunicado.

Estos serán los que se mostrarán en la pestaña de descargas como descargados o pendientes.

En el Portal del Empleado: el botón de descarga aparecerá en verde si se ha descargado el archivo, al menos una vez, en caso contrario, aparecerá en naranja.

NOTA: si el fichero adjunto (registro) se ha leído en otro momento desde el portal (por ejemplo, a través de otro comunicado) no aparecerán como pendientes de descargas; si no ya descargados.

Permisos

Con criterios de exclusión: En esta pestaña se añaden autorizaciones para la visualización por:

  • Empresas
  • Oficinas
  • Área
  • Departamento
  • Puesto
  • Usuario
  • Proyectos
  • Categorías de empleados

Añadiremos lo que deseemos para que se muestre únicamente a quien lo deba ver.

Informe de lecturas

Encontraremos un listado de informe de lectura por usuario de ese comunicado.

Además, desde aquí mismo encontramos un gestor para poder eliminar las lecturas de los empleados de los comunicados, además:

  • se elimina el usuario del informe de aceptaciones cuando se borra del informe de lectura;
  • se guarda el último documento firmado por el usuario, ya que este documento se guarda en la aceptación del usuario.
  • se respeta que se muestre en el Portal el último documento firmado, ya que será el único documento de ese comunicado que tiene el usuario firmado.

Informe de descargas

Encontraremos un listado de informe de descargas de documentos (los incluidos en la pestaña ficheros) por usuario.

NOTA: si el fichero adjunto (registro) se ha leído en otro momento desde el portal (por ejemplo, a través de otro comunicado) no aparecerán como pendientes de descargas; si no ya descargado.

Informe de aceptaciones

Encontraremos un listado de informe de aceptaciones del «Descargo de responsabilidad».

Se genera un pdf:

  • con la información de cada una de las aceptaciones por si hubiera habido cambios en el texto;
  • si hemos marcado la casilla requiere firma, también aparecerá en dicho documento pdf.
  • INFORME DE ACEPTACIONES se refiere a «TODAS LAS ACEPTACIONES DE ESTE COMUNICADO»: incluyendo las actualizaciones que se han enviado posteriormente a la creación (y primera lectura).
  • Abajo veremos las ACEPTACIONES PENDIENTES DE LA ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN; si se ha realizado.

Si hemos mandado nuevo aviso, arriba nos aparecerá la siguiente información:

NUEVO AVISO DE LECTURA/ACEPTACIÓN/FIRMA el…….

Además, desde el Administrador del ECM vamos a añadir un enlace a «Todas las aceptaciones de todos los comunicados» con los siguientes filtros:

  • Empleado
  • Título del comunicado

Alertas enviadas

En este pestaña veremos todos los envíos/avisos realizados por usuario:

Generación de avisos y tareas

Arriba a la izquierda, y una vez publicada la comunicación podemos:

Crear tarea: crea tarea los usuarios indicados (pestaña permisos) en el portal del empleado.

Enviar correo de aviso: envía correo de aviso a los usuarios indicados en la pestaña «permisos».

Artículo perteneciente a la/s categoría/s: Última actualización: 11 de noviembre del 2022, 10:30h
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