Introducción al módulo de encuestas: publicación de url de encuesta o envío por email (CRM y MKT)

Con Yunbit podrás crear encuestas personalizadas para cualquier área de negocio, por ejemplo:

• RRHH: selección, formación, clima laboral, desempeño ...
• Calidad (Contactos del CRM): satisfacción de clientes, ...
• Marketing: atención al cliente, opinión, tendencias, ...

Es importante haber leído previamente es artículo sobre tipos de encuestas.

A continuación te mostramos cómo hacerlo.

Estructura de la aplicación de encuestas

Proceso general para la publicación de url de encuesta o envío por email (CRM y MKT)

La estructura del módulo de encuestas se compone de varios elementos (pestañas), pues aunque creamos las encuestas desde el "Gestor de webs", para poder enviar dicha encuesta debemos de tener:

• Una base de datos de contactos o asociar contactos uno a uno.
• Un contenido de envío: es decir, el contenido del email para el destinatario con el enlace a la encuesta.
• Y un envío (servicio de envío) que se crea a partir de la encuesta y que en cualquier caso habrá que "Modificar" antes de su envío para que las bases de datos y contactos asociados a la encuesta se sincronicen.

A continuación mostramos el proceso general de creación de encuestas poniendo énfasis en la necesidad de sincronizar los contactos de la encuesta en el envío.

Aconsejamos además, acceder a la pestaña "Servicio de envío" del envío para hacer las comprobaciones básicas.

Importante

Tanto la funcionalidad, como el lanzamiento (envío) de la encuesta como la asociación de los contactos, empleados o bases de datos tiene diferentes peculiaridades según tipo de encuesta.

PROCESO GENERAL >> ¿Cómo crear una encuesta?

Procedimiento general

1. Crear un tipo de encuesta

En primer lugar, para crear una encuesta debes crear un tipo de encuesta. Esto puedes realizarlo desde la opción "Sistemas genéricos" -> "Encuestas v2" >> "Configuración" >> "Tipos de encuestas" que encontrarás en el menú de la pestaña "Administrador ECM" del perfil "SETUP".

En este gestor tendrás que indicar un nombre para el nuevo tipo de encuesta y elegir a quién va ir dirigida la encuesta. Este último campo, cuando crees la encuesta, le permitirá al sistema adaptar el formulario para que muestre los campos que te permitan filtrar entre todos los contactos que coinciden con la opción elegida.

2. Insertar encuesta en el gestor y cumplimentar datos generales

Desde la pestaña DATOS GENERALES

Nada más pulsar el botón "Insertar" te aparecerá una ventana para que elijas el tipo de encuesta que estás creando. A continuación tendrás que añadir los siguientes campos:

• Fecha de publicación: a partir de qué fecha pueden acceder los usuarios a la encuesta.
• Fecha expiración: fecha a partir de la cual dejará de ser accesible la encuesta.
• Título de la encuesta que se visualizará en el gestor: no es el que se mostrará al usuario sino el que se visualizará en el gestor, ya que la encuesta puede estar en varios idiomas y sería necesario que el título también lo estuviera.
• Email del responsable: de la persona o departamento encargado de la evaluación de la encuesta.
• Estado: Activo/Inactivo. Sirve para permitir el acceso a la encuesta o no. Sin indicar que el estado de la encuesta es "Activo" la encuesta no se mostrará aunque la fecha de publicación ya haya pasado.

Una vez rellenados los campos anteriores pulsa en el botón "Realizar inserción". Esto permitirá mostrar el bloque de descripciones. Por defecto se crea un registro con el título que has indicado pero que si pulsas en él podrás cambiarlo por otro. Además del título también podrás indicar una descripción de la encuesta, una imagen y el idioma en el que se visualizará ese texto.

Justo debajo de la descripción verás uno o varios enlaces para poder visualizar la encuesta en cualquier momento de la creación y poder verificar que está todo correcto. Habrá tantos enlaces como idiomas tengas activados en la plataforma.

3. Añadir criterios de ponderación

Desde la pestaña CRITERIOS DE PONDERACIÓN

La ponderación será el peso o relevancia que se le quiere dar a algo.

• Inserta tantos criterios como desees, descríbelos y nómbralos en la pestaña textos.
• Puedes asignar el peso a los criterios tú mismo o que sea el encuestado quien dé la importancia que desee a cada uno de ellos.

4. Crear la estructura en bloques/pestañas la encuesta

Desde la pestaña BLOQUES/ PESTAÑAS inserta los bloques de la encuesta mediante el botón insertar y cumplimentando en los gestores los siguientes datos:

Datos generales

• Título del bloque (dato interno).
• Posición en la que se mostrará (dato interno).
• Estado: Activo/Inactivo
• Notas del bloque: dato interno

Descripciones

• Página web de referencia: no editable
• Fecha de creación: no editable
• Idioma*: recuerda que debes realizar la inserción de idiomas previamente
• Título del bloque de preguntas
• Contenido del bloque de preguntas/pestaña (introductorio)

5. Desarrollar las preguntas de la encuesta

Desde la pestaña PREGUNTAS.

IMPORTANTE: gestión del tipo de respuestas:

A continuación prepara las preguntas según tipología y datos que desees obtener y rellena los campos:

• Asígnale el bloque de preguntas al que corresponde.
• Indica el tipo de elemento de la encuesta:
  • Pregunta de texto libre.
  • Conjunto de casillas de verificación (permite varias respuestas).
  • Conjunto de botones de radio (permite una respuestas).
• Posición.
• Si es o no una pregunta de respuesta obligatoria.
• Forma en que se deberán visualizar las opciones de la pregunta:
  • Vertical
  • Horizontal
• Además, puedes decidir si la pregunta debe ser tenida en cuenta para el cálculo de las estadísticas.
• Asigna el criterio de ponderación que tendrá en cuenta la pregunta.
• Posteriormente debes:
  • Insertar la descripción de la pregunta según el idioma en la que se publicará.
  • E insertar las respuestas posibles a dicha pregunta.

6. Asocia los contactos o da los permisos que desees a la encuesta y lanza la encuesta

Según tipo de encuesta configurado irán dirigidas a:

• Empleados:
  • aparecen evaluadores
  • permisos
  • configuración sobre visibilidad, orden de cumplimentación de la encuesta
• Contactos del CRM: seleccionamos los contactos del CRM
• Contactos de Marketing: podremos seleccionar BBDD

Tanto la funcionalidad, el lanzamiento (envío) de la encuesta y la asociación de los contactos, empleados o bases de datos tiene diferentes peculiaridades según tipo de encuesta.

Veamos las pestañas: