Factura electrónica

La Administración Pública española no sólo ha definido un estándar detallado para procesar facturas mediante medios electrónicos, sino que además exige que los proveedores les facturen utilizando dicho estándar. Por tanto, para empresas que trabajen con dicha Administración (ya sea a nivel nacional, autonómico o local) es una parte muy importante de sus procesos financieros.

Crear factura electrónica

Si el servicio está activado, toda factura de ingreso emitida mostrará en su ficha un botón etiquetado "Crear factura electrónica". Al pulsarlo, se crea el fichero correspondiente (un XML que contiene la información de la factura y en el formato definido en el estándar) y se asocia a los documentos de la factura.

Firmar factura electrónica

Para poder enviar la factura electrónica (normalmente subiéndola al portal FACe), es necesario que esté firmada digitalmente. Yunbit ofrece la posibilidad de firmar facturas desde dentro de la aplicación en nombre de Yunbit; la activación de esta característica se debe solicitar al departamento comercial, puesto que requiere la firma de un documento que autorice a Yunbit a firmar facturas en nombre de la empresa cliente.

Si se requiere que la firma sea la de la empresa, se pueden usar aplicaciones de escritorio gratuitas para firmar documentos. Los requisitos de trabajo con factura electrónica exigen que el documento firmado se guarde en almacenamiento seguro durante un tiempo determinado, por lo que aconsejamos que una vez firmado, se suba manualmente al área de documentos de la factura.

Xolido

Xolido es una aplicación sólo para Windows. Se obtiene de https://www.xolido.com/lang/xolidosign/xolidosigndesktop/

La instalación quizá avise de que es necesario instalar .NET Framework 2.0; si es así, se puede descargar de https://www.microsoft.com/es-es/download/confirmation.aspx?id=6523

En la página de preguntas frecuentes sobre Xolido https://www.xolido.com/lang/xolidosign/modulo/faq-xolidosign-desktop/desktop-faq/ hay indicaciones detalladas sobre cómo instalar .NET Framework (punto 6) y cómo usar Xolido para firmar documentos de factura electrónica (punto 14).

AutoFirma

AutoFirma tiene versiones para Windows, Mac y Linux. Se obtiene de https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

Para instalarlo en Mac quizá haya que modificar la configuración de seguridad.

Una vez instalado, no hay más que abrir un XML correspondiente a una factura electrónica para que el sistema detecte el alrgoritmo correcto de firmado. Además permite firmar varios documentos en un solo paso.

Indicativo de factura electrónica en listados

Cuando una de las facturas que se muestre en el listado de "Todos los ingresos" tenga asociado un documento FacturaE, aparecerá una marca junto al número de factura, para identificarla rápidamente.

Como se ve en la imagen, también hay marca si la factura se ha enviado al SII, o si tiene algún otro tipo de documento.

Listado especializado

Desde Admin GeaFinances (Administración de Finanzas completa) se puede acceder a Ingresos >> Ingresos >> FacturaE; este gestor de facturas incluye un filtro mediante el que podemos mostrar rápidamente las facturas que tengan factura electrónica o las que no.

Campos del cliente relativos a la factura electrónica

Si tenemos activada la factura electrónica, podemos gestionar en la ficha de un cliente, pestaña "Info. Financiera", una serie de campos relativos específicamente a la gestión de sus facturas electrónicas:

  • Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora indican al sistema FACe cuál es la entidad, de entre toda la Administración Pública, que recibe el cobro.
  • Órgano proponente: opcional
  • NIF registrado en la AEAT permite indicar de forma explícita que el sistema no debe validar el NIF/CIF de este cliente.

Los primeros tres campos, técnicamente, están definidos como opcionales en el estándar; pero en la práctica, son prácticamente imprescindibles para poder operar con la Administración Pública. La entidad a la que facturemos nos deberá proporcionar los valores correspondientes.

Si facturamos a una empresa privada, es posible que no sean necesarios. Para evitar que el proceso de creación de factura electrónica muestre un error porque la oficina contable no esté rellena, se debe marcar la opción Campos FacturaE opcionales a Sí.

Formas de pago

El estándar de factura electrónica admite las siguientes formas de pago, de las disponibles para facturas en Yunbit:

  • Efectivo
  • Transferencia
  • Domiciliado
  • Tarjeta
  • Pagaré
  • Talón

Lo habitual en la mayoría de los casos será usar domiciliación o transferencia. En algunos casos puntuales pueden ser aplicables las otras. En cualquier caso, si se intenta crear factura electrónica con una de las formas de pago que no están aquí listadas (confirming, contra reembolso, etc.) , se producirá un error.

Cuenta bancaria de origen

Esto puede resultar sorprendente si estamos acostumbrados a otros sistemas: el estándar de factura electrónica requiere indicar la cuenta bancaria asociada al emisor de la factura. Aunque lo lógico es que se requiera cuando el pago es domiciliado, se requiere siempre.

Si sólo tenemos una cuenta bancaria configurada en nuestra empresa ordenante, el sistema utiliza esa sin requerir más intervención por nuestra parte; si hay más de una (o no hay ninguna) entonces podemos hacer dos cosas:

  • Asignarle una cuenta en el campo "Categoría de flujo de caja", en la sección Cashflow. Este campo, que habitualmente se usa para facilitar el proceso de conciliación, también nos sirve para asignar la cuenta del emisor.
  • Rellenar el campo "Cuenta bancaria de origen". Este desplegable se alimenta de las cuentas definidas en la empresa ordenante, y es la forma de seleccionar la cuenta correcta cuando hay más de una.

Validaciones extra

Hay una serie de requisitos del estándar de factura electrónica que nos obliga a rellenar información que no suele ser obligatoria en el resto de la operativa Yunbit. Si en el momento de ir a crear la factura electrónica esta información no está cumplimentada, aparecerá un mensaje de error.

Ya hemos mencionado las formas de pago y la cuenta bancaria del emisor; también es necesario que:

  • Tanto el emisor (nosotros) como el receptor (cliente) deben tener asignada una dirección con código postal válido.
  • La factura debe estar en estado Emitida, Cobrada, En proceso de cobro o Reclamar cobro (si no es así no aparece el botón, pero se efectúa una validación extra por si la factura cambia de estado mediante otro proceso).
  • Si es una factura rectificativa (de importe negativo), se debe cumplimentar el campo Razón de la rectificación.
Artículo perteneciente a la/s categoría/s: Última actualización: 20 de febrero del 2024, 11:01h
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