Crear una factura de ingreso

Pre-inserción

Para crear una nueva factura seguimos los siguientes pasos:

Pulsa en la barra de GEAFinances el botón de "Nuevo Ingreso" o desde la pestaña de "Todos los ingresos" >> "Insertar".

Lo primero que tenemos que completar es la Compañía, ya que según la compañía seleccionada, nos completa con todos los datos que tuviera dicha compañía en la pestaña de "Info.financiera".

Una vez seleccionada, se nos copia a la pestaña de Datos Facturación la dirección y contacto de factura y de envío, así como el pie de factura (membretes creados anteriormente).

Igualmente, en la pestaña de "Datos generales" se muestra la cuenta bancaria que hemos puesto por defecto, que será un campo obligatorio si la forma de pago es domiciliado.

A continuación, tendremos que indicar el Proyecto/Servicio que es el concepto de la factura.

Cuando se crea una factura, se le asigna el identificador ”Proforma” hasta que se emite.

Configuramos la fecha de factura y contable, así como el plazo de cobro por defecto. Al modificar este campo, se actualizarán la Fecha prevista/pactada Cobro y la Prevista/Fecha Real Cobro.

Indicamos la moneda con la que se está realizando el cobro, y le indicamos si es o no un Cobro anticipado (en el caso de que una factura esté señalada como Cobro anticipado, permite su conciliación con un movimiento bancario sin necesidad de estar emitida).

Significado de cada fecha:

• Fecha de factura: Fecha en la que se crea la factura.
• Fecha contable: Fecha de la factura en la que se desea entre en la contabilidad para fines de declaración del IVA. Debe ser igual a la fecha factura. Sería diferente en el caso de que no se hubiera contabilizado la factura.
• Fecha prevista/pactada de cobro: La fecha en la que se espera generar el ingreso, pactada con el cliente. No tiene que corresponder con la fecha real, sino la estimada.
• Prevista/Fecha Real de cobro: Cuando aún no se ha recibido el pago, esta fecha (al igual que la anterior) indica la fecha pactada y prevista de recibir el cobro. Una vez recibido el pago, indica la fecha real del mismo. Cuando ambas fechas son diferentes genera alarma si ya ha vencido el plazo de cualquiera de las dos. Este registro identifica los retrasos con el cliente.
• Plazo de cobro por defecto: Plazo otorgado al cliente de la emisión al cobro. Genera alarma visual si el estado no se cambia en el plazo definido de emitida a cobrada. Se explica más adelante.

A continuación, indicaremos el Estado de la factura. Por defecto, se crea como No emitida, ya que se suelen crear antes de su emisión, para tener una previsión de ingresos.

Todas las facturas tienen al menos un concepto. En esta primera inserción, lo que indicamos es este primer concepto con su IVA e IRPF. Igualmente indicaremos la categoría y sub-categoría del concepto.

Como hemos visto anteriormente, las categorías o subcategorías de conceptos pueden asociarse a un grupo contable. En el caso de que se desee modificar o introducir a mano un grupo contable específico para este concepto, también puede realizarse desde esta pantalla.

Si la factura está asociada a una propuesta (venta) o concepto de propuesta, o bien a un proyecto o entregable de proyecto, deberíamos asociarlo aquí. Es muy importante esta asociación para tener el control de los ingresos desde el resto de módulos.

Sólo se mostrarán las propuestas y proyectos que el cliente que se haya elegido anteriormente tenga asociados.

Si además sabemos por qué caja (Categoría de Flujos de caja) se va a realizar el ingreso, lo indicamos para ayudar luego en la conciliación.

Si conocemos la Referencia Conciliación, la indicaremos igualmente.

En cambio, si lo que queremos categorizar es la factura, tendríamos que pinchar en la pestaña Categorización e indicar la categoría y sub-categoría.

Completados estos datos, pincharemos en Realizar inserción.

Una vez que hemos ingresado estos datos básicos, se muestran muchas más pestañas y se accede al registro en modo Modificación / Visualización del mismo.

Datos generales/ Vista previa

Se muestra la factura con la plantilla por defecto. Si se quiere otra plantilla habría que cambiarla en Datos de Facturación, así como el pie de página, y pinchar en Realizar Modificación.

Si se necesita que se muestre en la factura: la orden de compra y el centro de coste, solicitar a Yunbit que incorpore esas variables en la plantilla de factura.

Datos generales/ Recibos Pagos fraccionados

En esta parte se gestionan los pagos de una factura. Si el pago es único, al generar la factura, se crea automáticamente. Se hará de forma manual cuando tenemos más de un pago.

• 

Al pulsar en "Insertar" tendremos que indicar los siguientes datos:

Como vemos, cada recibo se puede cobrar de diferente forma, fechas e indicaremos el porcentaje sobre el total de este pago fraccionado. Según el porcentaje indicado, se distribuyen el resto de recibos.

Datos Generales/ Factura que rectifica a esta

En el caso de que exista una factura rectificativa asociada con esta factura, se mostrará la información de la misma.

Datos Generales/Movimientos de los flujos de caja

Si la factura estuviera conciliada, se mostrarían aquí los movimientos asociados.

Otros campos

Otros campos que se muestran en la factura son:

• Observaciones.
• Anotaciones sobre la factura de ingreso: área de texto para poder almacenar cualquier texto descriptivo asociado a la factura

Conceptos de factura

En esta parte se gestionan los conceptos de una factura. Al generar la factura, se crea un único concepto. Desde aquí tendríamos que gestionar el resto de conceptos de nuestras facturas. Para ello tendremos que pinchar en Insertar y completar los siguientes datos:

Indicaremos la Posición (para ordenar los conceptos en la factura), Concepto, Área de Negocio, Importe, IVA, IRPF, Categoría y Sub-Categoría de concepto, Propuesta y Proyecto asociado.

Como hemos visto anteriormente, las categorías o subcategorías de conceptos pueden asociarse a un grupo contable. En el caso de que se desee modificar o introducir a mano un grupo contable específico para este concepto, también puede realizarse desde esta pantalla.

Es muy importante no confundir conceptos de facturas con recibos de pagos fraccionados. Los conceptos es el detalle de líneas de una factura, mientras que los recibos son el número de pagos en los que se nos abonará el importe.

Documentos asociados

Cada vez que se genere una pre-visualización de una factura, y se pinche en el botón de "Generar PDF", se almacenará físicamente el fichero pdf generado con los datos de la factura.

Si se desea enviar a un cliente dicho pdf, es importante generar el archivo con los últimos datos de la factura y su plantilla, para evitar que haya versiones antiguas que no reflejen los datos finales.

Servicios de replicación

Hay muchas facturas que son ingresos que se repiten con una periodicidad concreta. Para eso, en vez de crear una factura cada vez, podemos utilizar el Servicio de replicación de la última pestaña.

Indicaremos la fecha de cuando queremos que se realice la primera réplica, así como la primera fecha de pago. Indicaremos también la periodicidad y el número de réplicas. El estado e identificador.

Aunque nuestra factura se encuentre emitida este mes, se podrán crear en estado no emitidas como prefactura.

Cuando se ejecuta la réplica, se muestra un listado con las facturas creadas y un enlace a cada una de ellas para facilitar su localización.

Emisión de facturas de ingreso

Accedemos a una factura proforma y pinchamos en el texto Emitir. Se nos muestra una ventana con una información resumen de los datos de la factura.

Y a continuación, el prefijo de factura (que podemos cambiarlo si es necesario), el número asignado por defecto según el prefijo utilizado y las fechas definitivas. Por defecto, indica las que habíamos puesto en la factura, pero se pueden modificar en el momento de emitir.

Para poder saber cuál es el último número asignado a una factura con el prefijo seleccionado, pinchamos en Actualizar cada vez que cambiemos de prefijo.

También podemos crear automáticamente un pdf con los datos de la factura que se está emitiendo, seleccionando el check de Generar PDF.

Pinchamos en Emitir y en la factura vemos que se ha cambiado el estado a Emitida. Pinchamos en Realizar modificación para guardar los cambios.

Cuando una factura está emitida, no se pueden realizar cambios. Si aun así necesitáramos modificar algo, un truco es cambiarle el estado a No emitida, realizar el cambio y luego volver a poner el estado a Emitida, pero es algo que no se debería de hacer más que en circunstancias excepcionales.

Listado de facturas de ingreso

Además de los filtros generales de Administrador de Finanzas, podemos filtrar por los estados de facturas de ingresos (o varios estados), por facturas asociadas a propuestas y/o proyectos, y fecha contable.

También hay diferentes tipos de listados: Propuesta/Proyecto o General, Pedido/Oferta agrupados por Categorías o Clientes y Visualizar o Exportar.

Al generar el listado nos pueden saltar varios tipos de alarmas:

• "A crear hace 11 días": Implica que la factura no ha sido emitida (convertida en pdf y cambiado el estado para su envío al cliente y su posterior cobro)."Emitida [...-...-... (...days) a cobrar hace 20 days]": Indica que la factura ha sido emitida y que existe un retraso en la fecha prevista de cobro.
• "Cobrado [...-...-... (...days)": Indica que la factura ha sido cobrada.
• "No emitida [...-...-... Fechas incorrectas]": Factura sin emitir, y que tiene un error en las fechas, por inconsistencia, es decir, que falte la fecha prevista de cobro, por ejemplo.