Crear tipo de encuesta: contactos de Marketing

¿Cómo crear una encuesta?

Crear un tipo de encuesta

En primer lugar, para crear una encuesta debes crear un tipo de encuesta. Esto puedes realizarlo desde la opción “Sistemas genéricos” -> “Encuestas v2” >> “Configuración” >> “Tipos de encuestas” que encontrarás en el menú de la pestaña “Administrador ECM” del perfil “SETUP”.

En este gestor tendrás que indicar un nombre para el nuevo tipo de encuesta y elegir a quién va ir dirigida la encuesta. Este último campo, cuando crees la encuesta, le permitirá al sistema adaptar el formulario para que muestre los campos que te permitan filtrar entre todos los contactos que coinciden con la opción elegida.

Insertar encuesta en el gestor y cumplimentar datos generales

Desde la pestaña DATOS GENERALES

Nada más pulsar el botón “Insertar” te aparecerá una ventana para que elijas el tipo de encuesta que estás creando. A continuación tendrás que añadir los siguientes campos:

• Fecha de publicación: a partir de qué fecha pueden acceder los usuarios a la encuesta.
• Fecha expiración: fecha a partir de la cual dejará de ser accesible la encuesta.
• Título de la encuesta que se visualizará en el gestor: no es el que se mostrará al usuario sino el que se visualizará en el gestor, ya que la encuesta puede estar en varios idiomas y sería necesario que el título también lo estuviera.
• Email del responsable: de la persona o departamento encargado de la evaluación de la encuesta.
• Estado: Activo/Inactivo. Sirve para permitir el acceso a la encuesta o no. Sin indicar que el estado de la encuesta es “Activo” la encuesta no se mostrará aunque la fecha de publicación ya haya pasado.

Una vez rellenados los campos anteriores pulsa en el botón “Realizar inserción”. Esto permitirá mostrar el bloque de descripciones. Por defecto se crea un registro con el título que has indicado pero que si pulsas en él podrás cambiarlo por otro. Además del título también podrás indicar una descripción de la encuesta, una imagen y el idioma en el que se visualizará ese texto.

Justo debajo de la descripción verás uno o varios enlaces para poder visualizar la encuesta en cualquier momento de la creación y poder verificar que está todo correcto. Habrá tantos enlaces como idiomas tengas activados en la plataforma.

Añadir criterios de ponderación

Desde la pestaña CRITERIOS DE PONDERACIÓN

La ponderación será el peso o relevancia que se le quiere dar a algo.

• Inserta tantos criterios como desees, descríbelos y nómbralos en la pestaña textos.
• Puedes asignar el peso a los criterios tú mismo o que sea el encuestado quien dé la importancia que desee a cada uno de ellos.

Estructura en bloques/pestañas la encuesta

Desde la pestaña BLOQUES/ PESTAÑAS inserta los bloques de la encuesta mediante el botón insertar y cumplimentando en los gestores los siguientes datos:

Datos generales

• Título del bloque (dato interno).
• Posición en la que se mostrará (dato interno).
• Estado: Activo/Inactivo
• Notas del bloque: dato interno

Descripciones

• Página web de referencia: no editable
• Fecha de creación: no editable
• Idioma*: recuerda que debes realizar la inserción de idiomas previamente
• Título del bloque de preguntas
• Contenido del bloque de preguntas/pestaña (introductorio)

Desarrollar las preguntas de la encuesta

Desde la pestaña PREGUNTAS.

IMPORTANTE: gestión del tipo de respuestas:

A continuación prepara las preguntas según tipología y datos que desees obtener y rellena los campos:

• Asígnale el bloque de preguntas al que corresponde.
• Indica el tipo de elemento de la encuesta:
  • Pregunta de texto libre.
  • Conjunto de casillas de verificación (permite varias respuestas).
  • Conjunto de botones de radio (permite una respuestas).
• Posición.
• Si es o no una pregunta de respuesta obligatoria.
• Forma en que se deberán visualizar las opciones de la pregunta:
  • Vertical
  • Horizontal
• Además, puedes decidir si la pregunta debe ser tenida en cuenta para el cálculo de las estadísticas.
• Asigna el criterio de ponderación que tendrá en cuenta la pregunta.
• Posteriormente debes:
  • Insertar la descripción de la pregunta según el idioma en la que se publicará.
  • E insertar las respuestas posibles a dicha pregunta.

Asocia los contactos que desees a la encuesta y lanza la encuesta

Según tipo de encuesta que enuncia este artículo, la encuesta irá dirigida a los Contactos de Marketing, por eso:

Ten en cuenta lo siguiente

• La aplicación de encuestas genera “Contenidos de envío” y un envío en “Envíos y estadísticas” de manera automática; esto mismo hace que el sistema cargue los contactos asignados a la encuesta en el envío de manera automática y que éstos sean los únicos contactos asociados entre encuesta y envío que puedan identificarse. Si no realizas el proceso en el orden indicado, y modificas los contactos (bases de datos) únicamente en la encuesta o únicamente en “Envíos y estadísticas”, se pueden producir errores como que los resultados en la encuesta aparecerán, pero el receptor no estará identificado; o les aparezca como encuesta no disponible (si no coinciden los contactos entre encuesta y envío).
• Además, si se añaden contactos a las bases de datos, por ejemplo, desde la pestaña “Bases de datos” deberás de tenerlo en cuenta para actualizar tanto la encuesta que tiene asociados esos contactos a los que quieres enviar la información, como el envío (servicio de envío). Es decir, hay que actualizar (Modificar> Realizar modificación) en encuesta y envío creado a partir de la encuesta.

Además, recuerda

• Puedes replicar la encuesta; luego asigna las bases de datos a los que enviar la encuesta y dale al botón “Modificar”; a continuación pulsa “Crear contenido de envío”. Así se ha creado un nuevo contenido de envío y envío (servicio de envío) para esa encuesta y para los contactos o bases de datos asociados.
• Si decides replicar el envío y hacer cambios desde la pestaña “Envíos y estadísticas” (es decir, desde el propio envío), ten en cuenta (IMPORTANTE) que tienes que, cambiar las bases de datos tanto en el envío como en la encuesta relacionada y darle a “Modificar” en ambos gestores, si no lo haces así (para que se sincronicen) el envío no se realizará correctamente.
• Si añades contactos en las bases de datos asociadas previamente en la encuesta: tienes que realizar sincronización mediante el botón “Modificar” en el gestor de la encuesta para que se vinculen los nuevos contactos con la encuesta. Por supuesto también en el envío para que se actualicen correctamente los datos.
• También puedes asociar contactos de forma manual desde la propia encuesta mediante el botón “Insertar” de la pestaña contactos. Revisa contactos y bases de datos marcados/ asociados. Posteriormente puedes generar el contenido de envío y envío normalmente.

En función de la casuística de tu empresa y tus procesos internos tendrás que valorar cuál es la mejor opción para:

• Tener todos los resultados de una misma encuesta en el mismo sitio.En este caso reutilizarán la misma encuesta y mismo contenido de envío; pero tendrás que actualizar/ modificar en cada momento de envío los datos de los contactos en la encuesta y en el envío asociado.
• Realizar encuestas para diferentes bases de datos con diferentes contenidos. Crearás por tanto varias encuestas, con varios contenidos de envío, y que generarán varios envíos.
• Realizar la encuesta (mismo contenido/encuesta) para varias bases de datos; mismo contacto varios resultados en el tiempo etc.

IMPORTANTE

En cualquier caso, para que tanto envío realizado, como datos recabados sean correctos debes:

• Modificar tanto la encuesta como el envío para que los contactos asociados coincidan en ambos gestores.
• Especial cuidado si se han modificado las bases de datos fuera de la encuesta, modificar la encuesta y envío (pestaña envíos y estadísticas).
• La definición de la fórmula sería la siguiente: la media del criterio por el peso medio (columna “Importancia”) entre 100.

Acceso a las estadísticas de la encuesta

• Puedes acceder desde el gestor mediante la pestaña “Respuestas“.
• O descargarte en un Excel los resultados para analizarlos y manipularl