Crear tareas: la ficha de la tarea

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• 1. Accede desde el CRM y la pestaña "Tareas", códigos de color
• 2. La ficha de la tarea: botones y pestañas
• BOTONES SUPERIORES
• PESTAÑA DATOS GENERALES
• Categorización
• Intervenciones
• Mediciones/hitos de calidad
• Acciones formativas/Cursos
• PESTAÑA DOCUMENTOS ASOCIADOS
• PESTAÑA TIEMPO DEDICADO A LA TAREA
• TAREAS RELACIONADAS
• HISTORIAL DE ACCIONES
• 3. Mostrar tareas: portal y gestores
• Alertas visuales o avisos
• 4. Avisos y comunicación de tareas
• Te puede interesar leer:
• 5. Reporte de horas en Tareas
• 6. Kanban de tareas

Yunbit dispone de una solución de tareas que nos permite crear tareas para nosotros o para cualquier otro usuario de la compañía.

Además muchos procesos del ERP o alguno de sus módulos generan tareas para los usuarios. El módulo EAM (mantenimiento y reparaciones) también utiliza esta aplicación para el control de tareas de cada intervención.

1. Accede desde el CRM y la pestaña "Tareas", códigos de color

SEGÚN CUMPLIMIENTO

Las tareas aparecen marcadas por colores según cumplimiento, si está retrasada o no, con las siguientes condiciones:

1. Si no hay fecha “A completar el” → No tiene color
2. Si el estado es distinto de 2 (no completado):
- Si es EAM y el estado es distinto de “No empezada” → Morado
- Si la fecha de “A completar el” es mayor o igual que hoy → Blanco
   - Si la fecha de “A completar el” es anterior a hoy pero no más de 7 días atrás → Amarillo
- Si la fecha de “A completar el” es más antigua de 7 días → Rojo
3. Si el estado es “Completado” → Verde

Aquí mismo encontrarás un listado que permite aplicar filtros según:

• Estado: abierto, no empezado, en proceso, completado, esperando a alguien.
• Prioridad: normal, alta y baja.
• Tipo de tarea: Son gestionables y se podrán indicar los que el cliente necesite. Ejemplos: llamada, email, aprobación de lead, visita, call conference, intervención, aviso de seguridad.
• Asignado a usuario.
• A completar el: fecha.
• Documento vinculado.
• Descripción: Contenido de la tarea.
• Mensaje: Alerta asociada a la tarea necesaria en algunos procesos.

SEGÚN CAMPO PRIORIDAD

• Cuando una tarea tiene asignada una prioridad alta, se colorea directamente de rojo, sin tener en cuenta la fecha ni el estado de la misma.
• En caso de que no tenga prioridad alta:
  • primero se comprueba si el campo "A COMPLETAR EL" tiene un valor:
    • Si dicho campo está vacío, la tarea no se pinta con ningún color específico.
    • Si la fecha está presente, se evalúa el estado de la tarea:
      • si la tarea está marcada como "Completada", se pinta de verde.
      • si no está completada, se compara la fecha actual con la fecha de vencimiento:
        • si la fecha de vencimiento es hoy o en el futuro, la tarea se pinta de blanco;
          • si venció hace menos de siete días, se pinta de amarillo; y si venció hace más de siete días, se pinta de rojo.

Desde el listado podrás insertar nuevas tareas, dando al botón "Insertar".

2. La ficha de la tarea: botones y pestañas

La inserción de la tarea, envía de forma automática email al responsable asignado.

BOTONES SUPERIORES

• Crear nueva desde esta y relacionar:
  • se replica todo también la descripción
  • se relaciona en la pestaña TAREAS RELACIONADAS de la propia tarea
• Comenzar y finalizar
  • Nombre de la variable: presenceControlInTasks
  • Valor para activarla: 1
  • Descripción: Activa la lógica asociada al reporte de horas dentro de las tareas, visibilidad del botón, listado de reporte de horas sobre la tarea, añade el logs de acciones sobre el contacto relacionado y ajusta el historial de acciones de la tarea para sólo ver los cambios realziados sobre el usuario asignado, tipo de la tarea, estado y prioridad
  • el botón INICIAR >> FINALIZAR deja registrado el tiempo en la tarea y además se incluya de manera automática en el timesheet
  • en la pestaña de la tarea se verá el tiempo dedicado y actividad a la que se dedica (configurable en el tipo de tarea)
  • además se verá en el historial de acciones de la tarea e historial de acciones realizadas sobre el contacto

PESTAÑA DATOS GENERALES

Realiza la presinserción de la tarea, indicando:

• Título.
• Asignado a usuario.
• Estado.
• Experiencia
• Categoría
• Posición
• Descripción.
• Prioridad.
• Tipo de tarea.
• A completar el
• Tiempo real
• Tiempo estimado

Categorización

• Cliente
• Contacto.
• Propuesta.
• Campaña.
• Proyecto
• Contacto
• Creado
• Actualizado
• Usuario de creación
• Planfificación de intervención/Plantilla de intervención
• Intervención
• Empleado relacionado

Intervenciones

• Código tarea
• Grupo operativo
• Componente crítico de seguridad: Sí/No
• Valor: Sí/No
• Stock: consumible
• Referencia
• Resetear potencial de vida: Sí/ No
• Realizado por
• Doc Ref
• Imagen
• Aviso para mostrar en la intervención
• Tipo de medición especial

Mediciones/hitos de calidad

Mediciones o hitos de calidad relacionados con las tareas.

Acciones formativas/Cursos

Insertar.

PESTAÑA DOCUMENTOS ASOCIADOS

PESTAÑA TIEMPO DEDICADO A LA TAREA

• Listado de registros fecha hora inicio - hora fin
• Además se guardan los totales en el campo "Tiempo real" de la tarea

TAREAS RELACIONADAS

• Listado de TAREAS RELACIONADAS de la propia tarea

HISTORIAL DE ACCIONES

Listado con las siguientes columnas

• Fecha creación/actualización - cambios en la ficha de la tarea (log de acciones) si se producen los siguientes
  • Asignado a usuario
  • Tipo de tarea
  • Estado
  • Prioridad
  • Seguimiento del candidato (ficha del contacto): 
    • Cualificación
    • Situación
    • Interés

3. Mostrar tareas: portal y gestores

En algunos perfiles y permisos podrás gestionar la siguiente información:

• Mostrar en el portal: SÍ/NO
• Mostrar en gestores: SÍ/NO

Esto nos indica si queremos que dicha tarea se muestre o no en el Portal del empleado y/o en el gestor de tareas del CRM. Pero, desde el portal del empleado, solo se crean tareas de forma automática; es decir, no se pueden crear tareas desde el portal.

Alertas visuales o avisos

Por otro lado, los avisos de tareas (punto rojo en el Portal o en la Intranet respectivamente) aparecerán siempre que la tarea no esté en estado "Completada".

En la intranet, al hacer click en el botón:

• nos llevará al listado de la aplicación de tareas ;
• y actualizará el botón de aviso/ sin aviso de tareas pendientes en función de las tareas que no haya en estado completado.

En la intranet, si no hacemos click en el botón, (no entramos en la aplicación) el aviso visual en dicho botón se actualiza cada 5 segundos.

Haz click en "Realizar inserción"

Tras la inserción, la tarea permite asociar documentos mediante la pestaña de la Tarea "Documentos asociados"

4. Avisos y comunicación de tareas

• Cuando se crea/modifica una tarea, sólo le llega al USUARIO ASIGNADO, no al de creación.
• Cuando el USUARIO ASIGNADO cambie algo, llega un mail al USUARIO DE CREACIÓN. 

Te puede interesar leer:

Añadir correos electrónicos a Yunbit

Botones adicionales a las tareas

• El botón se deberá llamar "CREAR NUEVA DESDE ESTA Y RELACIONAR" >> vacíos descripción y tipo de tarea. Necesitamos aviso en verde NUEVA TAREA CREADA Y RELACIONADA CON LA ANTERIOR
• La pestaña debe llamarse "TAREAS RELACIONADAS" no "SOLICITUDES RELACIONADAS"

Por tanto, la funcionalidad permitirá:

• REPLICAR >> replica todo excepto el responsable de la tarea (que es obligatorio)
• CREAR NUEVA DESDE ESTA Y RELACIONAR >>crea todo igual excepto el responsable de la tarea (que es obligatorio) y no rellena descripción
• RELACIONAR >> solo relaciona

En el listado vamos a mostrar los siguientes campos (configurables para el listado): 

• Descripción de la tarea
• Descripción de última tarea relacionada

En las celdas del listado mostraremos solo 50 caracteres. 

5. Reporte de horas en Tareas

Tenemos la posibilidad de activar la lógica para realizar el reporte de horas también con tareas, al activarlo, podemos ver un nuevo botón dentro de las tareas para poder comenzar/finalizar nuestro reporte de horas en esa tarea.

Además, tendremos acceso a un listado de todas aquellos reportes de horas que hemos realizado sobre la tarea, con la información usuario, actividad, horas y minutos de inicio y fin y total de horas realizadas.

6. Kanban de tareas

Permite mejor visibilidad y mayor agilidad en la gestión de tareas. Funcionaidad:

Filtros:

• Buscar (por título, contacto y descripción)
• Campaña
• Rango de fechas a completar DESDE - HASTA
• Tipo de tarea
• Usuario asignado >> por defecto, usuario de la plataforma
• Prioridad
• Cliente
• Proyecto

Columnas/ Estados: >> por defecto todas las Abiertas (no completadas)

• No empezada
• En proceso
• Completada 
• Esperando a alguien

Ficha: Añadimos colores (como en la versión anterior según PRIORIDAD)

• Prioridad (colorear como el kanban de tiques)
• Título
• Tipo de tarea
• Campaña - Secuencia -  (si la info está en la campaña)
• A completar