Yunbit Business Cloud ofrece herramientas para que las empresas puedan tener control sobre los datos personales que manejan.
Mediante estas herramientas, cada empresa podrá adoptar las medidas necesarias que se adapten a su funcionamiento concreto y que no suponga trabajo desmesurado para el control de los datos personales que exige la actual Norma europea.
MEDIDAS ORGANIZATIVAS: herramientas
1. ACCESO A LOS DATOS MEDIANTE SISTEMA DE CONTRASEÑAS
2. ACCESO A LOS DATOS POR PERFILES DE USUARIO Y PERMISOS
3. CIFRADO DE DATOS
Según necesidades
Minusvalía en empleados, familiares ascendientes y descendientes
4. HISTORIAL DE ACCIONES SOBRE LOS DATOS DE CONTACTO
Pestaña Historial de acciones
Creación
Modificaciones
Responsable de las modificaciones
Estado: activo/ inactivo y motivo de inactividad
Comentarios para especificaciones según procesos internos: acceso, rectificación, cancelación, oposición, supresión, portabilidad u otro tipo de comentarios de interés.
5. REGISTRO DE LICITUD/ CONSENTIMIENTOS Descripción de tres finalidades personalizables:
El tratamiento es lícito ("DESEA RECIBIR COMUNICACIONES" campo habilitado para la LOPD) (optin). Podríamos utilizar este campo asociando una "CAMPAÑA" en la que detallemos la licitud del tratamiento según Norma actual(ver art. 6.1. del RGPD).
Consiente la gestión de la solicitud (customerContent)
Consiente el envío de información periódica (prospectContent)
IMPORTANTE: si aplicamos el filtro campaña, tanto en el segmentador de contactos, como en los filtros del listado de contactos, el sistema detectará de ese contacto el último dato aportado desde esa campaña, no de los datos de la ficha del contacto (que se podrán haber utilizado para otros objetivos empresariales/organizativos por el responsable del contacto y según política y procedimientos de protección de datos definidos por la empresa).
Si tiene activo tanto el customerConsent como el prospectConsent, aparecerá, tras "REALIZAR MODIFICACIÓN" en la ficha del contacto un botón arriba a la izquierda "Firmar consentimiento" para que se pueda guardar en la firma del contacto.
Registro de consentimiento (TAREA asociada que registre la respuesta)
Registro en la gestión documental de compañía asociada
7. CAPTACIÓN DE CONSENTIMIENTO DE MANERA AUTOMÁTICA
Campaña > pestaña Contactos > Consentimientos
Registro de consentimiento en "Campaña" asociada mediante web to lead (consentimientos). IMPORTANTE: si aplicamos el filtro campaña, tanto en el segmentador de contactos, como en los filtros del listado de contactos, el sistema detectará de ese contacto el último dato aportado desde esa campaña, no de los datos de la ficha del contacto (que se podrán haber utilizado para otros objetivos empresariales/organizativos por el responsable del contacto y según política y procedimientos de protección de datos definidos por la empresa).
Inserción automática en "Contactos" (para cualquiera de los campos que deseemos utilizar: optin, customerconsent o prospectconsent)
8. MEDIDAS PREVENTIVAS
El envío de emails desde el "Contacto", y a través de la plataforma te recuerda la necesidad de revisar los consentimientos para no proceder a envíos no autorizados.
El contacto se marca como activo/ inactivo por si es necesario mantener dicho registro hasta la eliminación final.
El contacto tiene responsable asignado.
9. SEGMENTACIÓN DE CONTACTOS (email marketing)
Activo/ inactivo
Por tipo de licitud/ consentimiento (hasta 3)
10. ELIMINACIÓN DEL DATO
Mediante filtros por fecha de desactivación.
Un contacto puede mantenerse inactivo (p.e.:finaliza la relación comercial) pero es necesario que mantengamos sus datos por un tiempo determinado.
MEDIDAS TÉCNICAS que ofrece el sistema
Seudonimizacion de datos personales
Separación física de entornos TI
Cifrado de datos personales
Cifrado de aplicaciones web y sistemas de transferencia y compartición de información con clientes.
Encriptación SSL
Capacidad de garantizar la confidencialidad
Gestión de permisos
Control de accesos y perfilado.
Segregación de roles
Registro de información de control de accesos
Sistema de privilegios de acceso a la información
Capacidad de garantizar la integridad
Gestión de logs de actividad
Protección contra software malicioso
Desarrollo en entorno de pruebas
Uso de consultas parametrizadas
Capacidad de garantizar la disponibilidad
Sistemas IT en Alta Disponibilidad
Sincronización de correo en los dispositivos móviles corporativos
Capacidad de garantizar la resiliencia
Redundancia de los Servidores
Capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos en caso de incidente
Sistema de backups de servidores y bases de datos:
Sistemas de Storage en alta disponibilidad
NOTA: POLIVALENCIA EN LA GESTIÓN DE ENVÍOS MEDIANTE LA JUSTIFICACIÓN CORRESPONDIENTE:
Envíos y estadísticas >> No tener en cuenta la Blacklist
Para dar mayor polivalencia en la gestión de envíos y licitud de tratamiento del envío a realizar, desde la pestaña "Datos generales" tenemos la siguiente opción.
”NO TENER EN CUENTA LA BLACK/LIST PARA ESTE ENVÍO (RGPD: CUMPLIMIENTO DE ALGUNA DE LAS CONDICIONES DEL ART.6.1. LICITUD DEL TRATAMIENTO):
Por defecto siempre a NO: pues, por precaución, se tendrá siempre en cuenta la Blacklist.
Si lo marcamos a Sí: este envío no tendrá en cuenta la blacklist y enviará a todos los contactos de las bases de datos que hemos asociado al envío.
"LICITUD DE TRATAMIENTO PARA EL ENVÍO": aquí podremos justificar la licitud del envío mediante algún comentario, sobre la base de datos concreta o envío particular.
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