Contabilizar una factura de gasto

Desde el perfil Financiero vamos a la pestaña "Todos los gastos".

Los pasos a seguir varían si es una factura de un proveedor nuevo o de un proveedor ya existente.

Si es una factura de un proveedor ya existente

Como las facturas suelen repetirse mensualmente por parte del mismo proveedor, no es necesario introducir todos los datos de nuevo. Basta con meternos en la última factura que tengamos disponible y darle a la casilla Replicar.

Al hacerlo, se generará automáticamente una plantilla de la misma factura con la que solo tendremos que modificar los siguientes apartados:

1. En la pestaña "Datos generales", para poder modificar los demás datos debemos pasar el estado de "Aceptada" a "No recibida".

2. A continuación, cambiamos:

• El número de la factura en Facturaid.
• La Fecha Recepción y la Fecha Contable, que debe ser la misma.
• Le damos a realizar modificación.

3 En la pestaña "Conceptos de facturación":

• Pinchamos en la tabla y cambiamos el Importe Euro por la base de nuestra factura correspondiente con el IVA e IRPF correspondiente. Le damos a realizar modificación.

4. En la pestaña "Documentos asociados":

• Pinchamos en "Insertar", donde en Documento Físico seleccionaremos y adjuntaremos nuestra factura.
• Escribimos en Título el nombre de la factura que queremos guardar y le damos a "Realizar Inserción" y "Realizar Modificación".

5. Para comprobar que la factura está bien contabilizada la cerramos, volvemos al inicio y nos volvemos a meter en la factura. En el apartado de Datos contables, en el apartado Contabilizado debería haber un tick verde.

Si es una factura de un proveedor nuevo

Le damos a la Pestaña "Nuevo Gasto" y rellenamos los siguientes datos:

• Datos de Gea-Finances: Cliente Eportal y Tipo de Gasto
• Datos de Factura: Proveedor, Concepto, Facturaid (Número de la factura), Fecha Recepción, Fecha Pactada de pago y Estado, que pasará de No recibida a Aceptada.
• En Importe Concepto 1. Para más conceptos insertar e ir a la pestaña de conceptos, insertamos el importe base del concepto más el IVA e IRPF correspondiente. Le damos a realizar inserción.
• Asegúrate de que los cambios están realizados clicando en "Modificar" >> "Realizar modificación".
• En la pestaña Documentos Asociados pinchamos en Insertar, donde en Documento Físico seleccionaremos y adjuntaremos nuestra factura. Escribimos en Título el nombre de la factura que queremos guardar y le damos a "Realizar Inserción" y "Realizar Modificación".

Para comprobar que la factura está bien contabilizada la cerramos, volvemos al inicio y nos volvemos a meter en la factura. En el apartado de "Datos contables".

• En el apartado Contabilizado debería haber un tick verde.

Errores frecuentes al contabilizar facturas.

En la pestaña Datos Generales, en el apartado de Datos Contables, con frecuencia se nos indicará el motivo por el cual nuestra factura no está contabilizada.

1. No se puede generar la contabilidad de esta factura porque no tiene cliente o proveedor asociado.

• En este caso debes situarte debajo del campo Proveedor y darle a Acceso a Compañías. En la lupa buscas el nombre de la compañía y haz clic sobre él.
• Para comprobar que la factura está bien contabilizada la cerramos, volvemos al inicio y nos volvemos a meter en la factura. En el apartado de Datos Contables, en el apartado Contabilizado debería haber un tick verde.

2. No se puede generar la contabilidad de esta factura porque el cliente o proveedor no tiene cuenta contable asociada.

• En este caso debes situarte debajo del campo Proveedor otra vez, en Datos Generales y darle a Acceso al Registro. Ve a la pestaña Info Financiera y en el apartado de Cuentas Contables, pincha sobre Relaciona a este cliente: Cuentas Contables. Ahí en el filtro rellena los apartados Cliente y Cuenta Contable y busca tu compañía.
• Para comprobar que la factura está bien contabilizada la cerramos, volvemos al inicio y nos volvemos a meter en la factura. En el apartado de Datos Contables, en el apartado Contabilizado debería haber un tick verde.

3. No se puede generar la contabilidad de esta factura porque algunos de sus conceptos no tienen cliente o grupo contable asociado.

• En este caso debes ir a la pestaña Conceptos de Facturación y pinchar en la tabla. En el apartado de Categorización debes seleccionar la Categoría Departamento, ponerla en blanco y luego volver a ponerla en el departamento correspondiente. Haz lo mismo en las categorías Categoría y Subcategoría. De esta forma el grupo contable se actualizará solo. Pincha en Realizar modificación.
• Para comprobar que la factura está bien contabilizada la cerramos, volvemos al inicio y nos volvemos a meter en la factura. En el apartado de Datos Contables, en el apartado Contabilizado debería haber un tick verde.