Desde el perfil de SETUP >> Administrador Finanzas >> Cargador de factura, ó perfil desde el que se tenga acceso a este área, encontramos el cargador de facturas.
Desde este cargador se pueden cargar en el sistema tanto facturas de ingresos como de gastos.
Debemos de tener en cuenta
Seguir los pasos que se indican.
Descargar un fichero excel de ejemplo con el formato requerido para realizar la carga.
Las columnas de la A (TYPE) a la O (INVOICETOTAL) son información de la factura, mientras que el resto de columnas son referentes al concepto de la misma.
Se pueden cargar facturas con varios conceptos, para ello:
deben de estar en líneas contiguas,
con el mismo identificador de factura (IDINVOICE),
y con los mismos datos en las columnas referentes a la factura (A-O).
Los campos que contiene el excel son
TYPE: Tipo de factura a cargar. Campo obligatorio.
I = Factura de ingresos,
E = Factura de gastos.
CLIENTNAME: Nombre del cliente / proveedor (sólo se utiliza para tener referencia de la empresa, ya que el campo por el que se busca la misma es el campo CIF)
CIF: Número identificativo fiscal. Es obligatorio y es el que se utiliza para asociar la factura a un cliente/proveedor específico. Debe de existir.
INVOICEID: Identificador de la factura y, en caso de que venga relleno, es el valor que se utilizará para realizar la búsqueda y saber si existe previamente o no la factura.
Si la localiza, se actualizarán sus valores.
Si viene relleno, la factura se cargará en el sistema con el estado EMITIDA para ingresos y ACEPTADA para gastos.
Si no viene relleno, tomará el valor de PROFORMA y la factura se cargará en estado NO EMITIDA / NO RECIBIDA.
INVOICETITLE: Título de la factura.
CREATED: Fecha de la factura en formato dd/mm/YYYY.
Hay que asegurarse que esta columna tiene formato de fecha en el excel que se va a cargar.
DATETOAPPLY: Fecha contable de la factura en formato dd/mm/YYYY.
Hay que asegurarse que esta columna tiene formato de fecha en el excel que se va a cargar.
DATEPAY: Fecha de pago (prevista y real) en formato dd/mm/YYYY.
Hay que asegurarse que esta columna tiene formato de fecha en el excel que se va a cargar.
TIMETOPAY: Plazo de pago.
Para verificar los valores permitidos, acceda al archivo de carga de ejemplo.
WAYTOPAY: Forma de pago.
Para verificar los valores permitidos, acceda al archivo de carga de ejemplo.
CURRENCY: Código ISO de la moneda de la factura.
ORDERID: Identificador del pedido al que se le asocia (sólo para ingresos).
DELIVERYNOTEID: Identificador del albarán al que se le asocia (sólo para gastos).
APPLYTAXMODEL: Modelo de impuestos.
Si la plataforma donde se están cargando las facturas está configurada para aceptar este valor, se cargará en el campo correspondiente.
Admite los valores de 115, 123 y 216. Si aplica a más de uno, se separarán por comas.
INVOICETOTAL: Importe total de la factura (sólo se utiliza para tener referencia del importe total, ya que la factura tomará ese valor de la suma de lo indicado en los conceptos).
CONCEPTPOSITION: Posición del concepto. Si no se indica nada, tomará el valor 0.
Se utiliza para identificar un concepto a actualizar en caso de que la factura exista.
CONCEPTTITLE: Titular del concepto.
ARTICLEPARTNUMBER: Identificador del artículo asociado al concepto en el caso de que aplique.
UNITS: Unidades.
En caso de que venga vacío, tomará el valor 1.
COSTUNIT: Coste base unidad / Coste base del concepto en caso de que no se indiquen unidades.
VATPERCENTAGE: IVA aplicable al concepto.
Se indicará únicamente el porcentaje, sin signo de "%". Es decir, 10, 21, 0, etc.
TAXPERCENTAGE: IRPF aplicable al concepto.
Se indicará únicamente el porcentaje, sin signo de "%". Es decir, 10, 21, 0, etc.
CONCEPTTOTAL: Importe total del concepto (sólo se utiliza para tener referencia del importe total del mismo, ya que el concepto tomará ese valor del cálculo de lo indicado en los campos de UNITS, COSTUNITS, VAT y TAX).
AREA: Nombre del área al que se le asigna el concepto.
DEPARTMENT: Nombre del departamento al que se le asigna el concepto.
Tiene que pertenecer al área antes indicada.
CATEGORY: Categoría al que se le asigna el concepto.
SUBCATEGORY: Subcategoría al que se le asigna el concepto.
Tiene que pertenecer a la categoría antes indicada.
DELIVERYCOUNTRY: País de entrega. Se admiten los nombres de los países tanto en castellano como en inglés.
ACTIVITY: Nombre de la actividad a la que se asigna el concepto.
PROPOSALID: Identificador de la propuesta a la que se asigna el concepto.
PROJECTID: Identificador del proyecto al que se asigna el concepto.
PURCHASEORDERID: Identificador de la órden de compra a la que se asigna el concepto.
IDCONTACT: DNI del contacto al que se asigna el concepto.
ACCOUNTNUMBER: Número de la cuenta contable al que se le asigna el concepto.
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