Agendas y eventos

    ÍNDICE DE CONTENIDOS:
  • Agendas
  • Agendas personales
  • Eventos
  • Listado de eventos
  • Pestaña Datos generales
  • Pestañas invitar asistentes
  • Pestaña Relacionado con
  • Pestaña acta de reunión
  • Categorías de calendarios para la gestión de agendas y espacios públicos
  • Vista calendario de todas las agendas
  • Vista de mi calendario
  • Tipos de evento
  • Salas de reunión

Son configurables según el tipo de proyecto para que aparezcan como pestaña p sección.

Agendas

Normalmente las agendas en el sistema sirven para:

  • publicar eventos en una web;
  • llevar un registro de reuniones;
  • coordinar espacios o recursos (salas, furgonetas, ...);
  • ...

A través del gestor de Agendas del ADMINISTRADOR DE DIRECTORIO podrás definir y categorizar las agendas y asignar los privilegios de acceso a las mismas. También tener acceso a todos los eventos creados.

Agendas personales

Desde aquí podremos crear tantas agendas personales como se necesitemos y configurarlas según los siguientes campos:

  • Asignado a: indicamos el metagrupo al que aplique
  • Propietario de la agenda: usuario del sistema
  • Color
  • Mostrar en portal del empleado: Sí/No
  • Listado de eventos de esta agenda

Eventos

El listado de eventos posee los siguientes filtros, así como exportar a Excel o CSV:

Listado de eventos

La inserción de eventos en una agenda o calendario permite describir el evento de la siguiente manera:

  1. Hacemos doble click en el día del calendario o insertamos desde la propia agenda o listado de eventos;
  2. Cumplimentamos el gestor.

Según estemos ubicados en una agenda o calendario deberemos cumplimentar diferentes datos

Pestaña Datos generales

  • Creado
  • Agenda
  • Título del evento
  • Fecha del evento
  • Fin del evento
  • Método de aviso
  • Avisar con antelación
  • Asistente principal
  • Descripción
  • Proyecto principal
  • Propuesta principal
  • Realizado por

OTROS DATOS DE EVENTO

  • Lugar: podremos poner una dirección o unas coordenadas si necesitamos la funcionalidad de geolocalizar
  • Margen de error: a rellenar en m
  • Sala de reuniones: previamente configuradas
  • Tipo de evento
  • Privado: si/no
  • Incluir en evento:
    • a mi
    • convocar solo invitados
  • Copiar a mi reporte de horas: no/ sí
  • Estado:
  • Evento recurrente:
    • Nunca
    • Diario
    • Semanal
    • Mensual
    • Trimestral
    • Semestral
    • Anual
  • Para finalizar en

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Podremos insertar los documentos relacionados con el evento.

Pestañas invitar asistentes

Además, podrás relacionar a otras personas desde la pestaña "Invitar a asistentes" que podrán ser:

  • Usuarios del sistema.
  • O contactos.
  • Añadir cita a calendario (aplicaciones externas)
    Se han implementado las opciones de añadir la cita al calendario de Google y de Outlook. En la parte inferior del email de la cita aparecen sendos iconos para efectuar ambas opciones.

Pestaña Relacionado con

  • Propuestas
  • Proyectos

Pestaña acta de reunión

En esta pestaña se registran los datos de las actas de las reuniones realizadas en un evento.

  • Descripción
  • Título
  • Acta Número
  • Asistentes
  • Orden del día
  • Acuerdos
  • Conclusión
  • Persona que redacta el acta
  • Próxima reunión: En el caso de que el evento creado sea recurrente este campo pasa a ser de obligatoria cumplimentación.
  • Documentos

Categorías de calendarios para la gestión de agendas y espacios públicos

Vista calendario de todas las agendas

Además puedes acceder a los calendarios e insertar eventos en este e invitar a otros.

NOTA:

Mediante variable, es posible que las solicitudes de trabajo aparezcan en la agenda como eventos tomando los siguientes campos de la ficha de la solicitud de trabajo:

  • Fecha comienzo
  • Fecha real fin

Vista de mi calendario

Tipos de evento

Para ofrecer mayores opciones, podremos crear tipos de eventos según necesidades:

  • Tipo de evento: nombre
  • Color en web
  • Opciones: totalmente configurables

Salas de reunión

Artículo perteneciente a la/s categoría/s: Última actualización: 12 de noviembre del 2024, 10:03h
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