Agendas y eventos

ÍNDICE DE CONTENIDOS:
• Agendas
• Agendas personales
• Eventos
• Listado de eventos
• Pestaña Datos generales
• Pestañas invitar asistentes
• Pestaña Relacionado con
• Pestaña acta de reunión
• Categorías de calendarios para la gestión de agendas y espacios públicos
• Vista calendario de todas las agendas
• Vista de mi calendario
• Tipos de evento
• Salas de reunión

Son configurables según el tipo de proyecto para que aparezcan como pestaña p sección.

Agendas

Normalmente las agendas en el sistema sirven para:

• publicar eventos en una web;
• llevar un registro de reuniones;
• coordinar espacios o recursos (salas, furgonetas, ...);
• ...

A través del gestor de Agendas del ADMINISTRADOR DE DIRECTORIO podrás definir y categorizar las agendas y asignar los privilegios de acceso a las mismas. También tener acceso a todos los eventos creados.

Agendas personales

Desde aquí podremos crear tantas agendas personales como se necesitemos y configurarlas según los siguientes campos:

• Asignado a: indicamos el metagrupo al que aplique
• Propietario de la agenda: usuario del sistema
• Color
• Mostrar en portal del empleado: Sí/No
• Listado de eventos de esta agenda

Eventos

El listado de eventos posee los siguientes filtros, así como exportar a Excel o CSV:

Listado de eventos

La inserción de eventos en una agenda o calendario permite describir el evento de la siguiente manera:

1. Hacemos doble click en el día del calendario o insertamos desde la propia agenda o listado de eventos;
2. Cumplimentamos el gestor.

Según estemos ubicados en una agenda o calendario deberemos cumplimentar diferentes datos

Pestaña Datos generales

• Creado
• Agenda
• Título del evento
• Fecha del evento
• Fin del evento
• Método de aviso
• Avisar con antelación
• Asistente principal
• Descripción
• Proyecto principal
• Propuesta principal
• Realizado por

OTROS DATOS DE EVENTO

• Lugar: podremos poner una dirección o unas coordenadas si necesitamos la funcionalidad de geolocalizar
• Margen de error: a rellenar en m
• Sala de reuniones: previamente configuradas
• Tipo de evento
• Privado: si/no
• Incluir en evento:
  • a mi
  • convocar solo invitados
• Copiar a mi reporte de horas: no/ sí
• Estado:
• Evento recurrente:
  • Nunca
  • Diario
  • Semanal
  • Mensual
  • Trimestral
  • Semestral
  • Anual
• Para finalizar en

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Podremos insertar los documentos relacionados con el evento.

Pestañas invitar asistentes

Además, podrás relacionar a otras personas desde la pestaña "Invitar a asistentes" que podrán ser:

• Usuarios del sistema.
• O contactos.
• Añadir cita a calendario (aplicaciones externas)
  Se han implementado las opciones de añadir la cita al calendario de Google y de Outlook. En la parte inferior del email de la cita aparecen sendos iconos para efectuar ambas opciones.
  
  

Pestaña Relacionado con

• Propuestas
• Proyectos

Pestaña acta de reunión

En esta pestaña se registran los datos de las actas de las reuniones realizadas en un evento.

• Descripción
• Título
• Acta Número
• Asistentes
• Orden del día
• Acuerdos
• Conclusión
• Persona que redacta el acta
• Próxima reunión: En el caso de que el evento creado sea recurrente este campo pasa a ser de obligatoria cumplimentación.
• Documentos

Categorías de calendarios para la gestión de agendas y espacios públicos

Vista calendario de todas las agendas

Además puedes acceder a los calendarios e insertar eventos en este e invitar a otros.

NOTA:

Mediante variable, es posible que las solicitudes de trabajo aparezcan en la agenda como eventos tomando los siguientes campos de la ficha de la solicitud de trabajo:

• Fecha comienzo
• Fecha real fin

Vista de mi calendario

Tipos de evento

Para ofrecer mayores opciones, podremos crear tipos de eventos según necesidades:

• Tipo de evento: nombre
• Color en web
• Opciones: totalmente configurables

Salas de reunión